Zaakgericht of documentgewijs?

Ik ben de laatste tijd intensief bezig met Sharepoint 2010 en ben danig onder de indruk van dit platform en de mogelijkheden die het heeft voor records management. De Amerikaanse wijze van denken is, met een beetje wil, ook goed toe te passen in de Nederlandse situatie. Wel heeft dit tot consequentie dat we af moeten van ideeën als zaakgericht werken met de zaak als uitgangspunt en moeten we het document, of de documentsoort [het documenttype] weer recht doen.

Zaakgericht werken is in mijn ogen een geldverslindend monster dat weinig oplevert. Zeg nou eerlijk, wat heb je straks aan de statussen van de zaak, wanneer je weet dat een zaak is ontvangen, in behandeling genomen (dat mag je als klant toch wel hopen), een besluit is genomen en dat het is gearchiveerd..... terwijl je mettertijd zoekt naar de overeenkomst, dat éne document waarin de rechten en verplichtingen vastliggen en wat je nu niet vindt, omdat je de zaak als uitgangspunt hebt genomen?.... Heeft een klant er echt iets aan of is het de zoveelste vorm van non-informatie die ons overspoelt en verstikt?
Nee, we zijn volgens mij in Nederland met records management op de verkeerde weg. En daar worden weer dure systemen voor aangeschaft, moeten mensen worden omgeschoold.... terwijl we straks, als de Nederlandse overheid ook Sharepoint gebruikt, weer terug gaan naar documentgericht werken.
Document, zaak, werkproces, project: het zijn belangrijke metadata. Maar de basis blijft het document, waarin we al deze metadata opnemen. En dat, op die manier, systeemonafhenkelijk kan worden gebruikt door welke zoekmachine dan ook.

Pu-Yi

Vier jaar ouder dan ik is Pu-Yi
hij werkt op het archief
van de Raad van State van China
waar hijongeveer 100 gulden verdient
maar dat zegt niet zoveel
want wat wij niet weten
is, hoeveel rijstpapier en penselen
hij daarvoor kan kopen,
maar hij voelt zich in dit werk
voor het eerst echt gelukkig, zegt hij
Vroeger was hij keizer van China.
Ha die Pu! En weg met alle keizers,
dat mensonterend beroep.

J.B. Charles
uit: Gedichten 1963 tot 1965 (1966)

Hoe lang blijft gratis gratis?

Wat organisaties -en wij allemaal eigenlijk- ons onvoldoende realiseren is dat de kosten van het beheer van digitale informatie de komende jaren explosief zullen groeien. De trend is om software en informatiebestanden “in de cloud” te brengen. De vraag hierbij is of gratis wel gratis gaat blijven. Kranten en uitgevers hebben inmiddels afscheid genomen van het gratis model en wij verwachten dat meer partijen dit zullen doen.
Leveranciers van blog- en andere sociale systemen zullen dan een grote macht hebben.
Wat doet iemand die al zijn connecties na vele uren arbeid op LinkedIn heeft verzameld op het moment dat LinkedIn geld gaat vragen voor het deelnemen aan de dienstverlening? De eerste tekenen dienen zich aan: NING als netwerk vraagt nu aan de grotere gebruikers een financiële bijdrage; kranten vragen per artikel een geldbedrag. Een kleine bijdrage van een dollar per maand aan alle gebruikers aan Facebook (een half miljard gebruikers inmiddels) zorgt voor dit bedrijf voor een triljardentoename aan beurskracht.

Zodra de business het businessmodel wijzigt, zijn er twee mogelijkheden: betalen of switchen naar een ander gratis medium. De kosten van switching worden echter hoger naarmate meer tijd is geinvesteerd in het verbeteren van het medium. Op dat moment dat u denkt: overstappen loont de moeite niet vergeleken die het aan arbeid kost om te veranderen, hangt u. Wellicht voor een klein bedrag per maand, maar dat zal steeds hoger worden.
Illusie? Last.fm rekent nu al 3 dollar per maand.....

Microsoft Sharepoint 2010

Uitgebreid met nieuwe features, DoD-5015 gecertificeerd.... een cursus over Microsoft Sharepoint voor wie meer wil weten over de verbeterde recordsmanagementfunctionaliteiten.

Toekomst voor een vakgebied?

De afgelopen week heb ik heel wat discussies gevoerd met mensen die bezorgd zijn over de toekomst van het vakgebied "documentaire informatievoorziening". Je zou kunnen zeggen dat het vakgebied in een identiteitscrisis zit. Dat heeft te maken met een duidelijk beroepsprofiel en beroepstrots.

De informatiespecialist vervult een complex van taken, wat in de ene organisatie anders ligt dan in de andere. Zo hebben wij binnen het VHIC opleidingsinstituut een onderscheid in verschillende leerlijnen. Ik leg deze uit, niet om reclame te maken, maar om het beeld helder te krijgen.

Alle leerlijnen hebben uiteindelijk het doel deelnemers zo ver te krijgen dat zij het hele traject Bedrijfskundige informatievoorziening volgen bij het NOVI. Wij werken hiervoor samen met het NOVI en de Stichting Deeltijdopleidingen. De leerlijn was tot voor kort helder: we leiden op tot records manager. Wat een records manager is valt te lezen in de daarvoor ontwikkelde beroepsprofielen, eerst door de Record Management Conventie, later overgenomen door het A+O-fonds, weer later door de Baseline Informatiehuishouding in de Beroepsprofielen, zie website http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/competenties_en_opleiding/competenties_en_opleiding.html > we zijn inmiddels gecertificeerd om opleidingen, die uit de Baseline voorkomen, te verzorgen.

De leerlijn was in twee delen gesplitst: de leergang aankomend records manager [LARM]die nu opleidt tot records beheerder en de leergang records manager [LRM] die opleidt tot records coördinator of records manager. Voor deze leergangen krijgt de student ECTS- studiepunten, volgens een Europees studiepuntensysteem, waarbij deze punten vrijstellingen geven in verdere opleidingen op dit gebied, zoals de hbo- IDM, de hbo facilitaire dienstverlening en de hbo bestuurlijke informatievoorziening, de hbo bedrijfskundige informatievoorziening en de hbo bedrijfskundige informatica.
Doorgroeimogelijkheden volop, zou je dus zeggen.

Begin vorig jaar startten we een andere opleiding, de hbo-leergang Informatie- en Procesbeheer. Reden hiervan was dat organisaties die al wat verder waren in hun denken, kwamen tot samenvoeging van ICT, Administratieve Organisatie en DIV. Het waren met name de organisaties die via ons advies deze afdeling hadden ingesteld die de opleiding volgden in eerste instantie, op dit moment is er een tweede groep bezig waarin veel nieuwe cursisten die nieuwsgierig zijn naar de opzet van een dergelijke procesingerichte afdeling. De IPB staat op het niveau van de LARM, dus zijn er twee mogelijkheden om de Leergang Records Management nu te starten. De IPB kan weer gevolgd worden door de LRM.

Aangezien het vakgebied danig in beweging is hebben we een nieuwe module gelanceerd, aansluitend op de LRM: de leergang Information Governance en Records management [IGR]. Daarmee lopen we vooruit op de komende ontwikkelingen, waarbij we voorzien dat information governance de kapstok wordt waaraan de informatiehuishouding wordt opgehangen. Er is immers ook al HRM-governance, ICT-governance en meerdere aftakingen (Ricoh kwam onlangs uit met een document over document governance, met overigens behoorlijk opmerkelijke cijfers! Governance zal steeds belangrijker worden in organisaties en informatievoorziening heeft de instrumenten ervoor in de vorm van solide ISO-standaarden: Records management kan in organisaties enorm veel geld besparen, mits dit strak wordt georganiseerd, met ondersteuning van het management. Nog steeds in de leerlijn voor Records manager, we gaan geen Information Governor opleiden alhoewel: een mooie naam is het wel...

Vanuit klanten kwam de vraag of we ook een leergang e-overheid konden ontwikkelen. Ook die leergang is inmiddels gestart en wordt met veel succes gegeven onder de vlag van de hbo-leergang specialist elektronische overheid [LeO]. Deze leergang staat qua inhoudsniveau gelijk aan de LRM.

Aan het succes ligt het niet dat ik nu aan het schrijven ben. Waar het om gaat is dat het vakgebied aan het uitwaaieren is. Er is een Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, die vier basisfuncties geeft. In die basisfuncties zien we de waaier aan ontwikkelingen maar met moeite terug.
Daar komen nog alle nieuwe ontwikkelingen bij die op web 2.0-gebied ontstaan en waar ik enorm enthousiast over ben, maar die ook een danig beheersprobleem zullen gaan opleveren. Alle social networking gebeurt buiten organisaties. Hoe beheersen we dat, en hoe beheren we de informatie? Hoe kunnen we hier vanuit het records management sturing aan geven?

Hoe wij het hebben opgelost? Door een herstructurering van de opleidingen. Onze opleidingen bestaan uit blokken. Na elk blok dient de student een werkstuk te maken, wat hij of zij op haar CV kan plaatsen. Er is een praktisch probleem in de organisatie bestudeerd en daarvan is getuigenis afgelegd.

Maar wat ik mis is trots. Trots op hetgeen men heeft gepresteerd. Trots in het uitdragen van de opleiding die men heeft gevolgd. De trots van het vertellen over de kennis die men heeft en die anderen zeker kan helpen. Beroepstrots.
En dat komt misschien omdat er door afdelingen P&O nog zeer traditioneel over het vakgebied van ons als papierschuivers wordt gedacht.
Daar ga ik me de komende tijd eens mee bezighouden, om dat beeld te veranderen.
Doe je mee? Reageer dan op dit bericht.

Dienstverlening, is dat een elektronisch loket?

Administratieve dienstverlening van de overheid? Die kan vele malen beter, daarover zijn we het toch wel eens. Er is over dit onderwerp een interessant e-boek uitgekomen, Ontvangen of Meedoen, van Charles Leadbeater, vertaald door en gratis te downloaden via http//www.erikvanbeek.com/personalisering. Dit boek laat zien, door op verschillende niveaus burgers op een andere manier te betrekken bij de dienstverlening, dat een radicale verbetering kan optreden in overheidsdiensten, zoals gezondheidszorg, het onderwijs en onze veiligheid. Het boek beschrijft op toegankelijke wijze welke rol er voor de overheid is weggelegd.