Het is niet best gesteld met de archiefzorg in Nederland.
Ambtenaren handelen zaken af en het papier dat bij die zaken hoort, stoppen ze in een map. Vaak is dat een papieren map, maar ook worden digitale documenten gemaakt, die ergens op een schijf worden geplaatst. Soms is er alleen een digitale map, of zijn er digitale documenten verspreid over verschillende bronnen.
Hebben ze de digitale map niet meer nodig, dan wordt deze gewoon niet meer gebruikt.
Wordt die papieren map overbodig, dan wordt deze gestuurd naar –wat de ambtenaar zelf noemt- het archief. Daar mogen ze er iets moois van maken.
De archiefafdeling zou dat misschien wel willen, maar kent doorgaans het werkproces nauwelijks, dus kan niet anders dan misschien wat correcties in de map aanbrengen, de beduimelde map vervangen door een nieuwe en bepalen of de zaak voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt. Voor meer is ook geen tijd, want het dagelijkse werk -registratie van de inkomende post- gaat voor, en dat kost al veel meer tijd omdat daar meer handelingen bij gekomen zijn, en meer stukken om te registreren: wat niet is geregistreerd, is niet terug te vinden in het digitale archief, vandaar.
Het archief raakt dus overvol, en dan wordt de schoning van dat archief aanbesteed, of wordt een archiefprojectenbureau opgezet. Er worden offertes aangevraagd en de goedkoopste krijgt de opdracht.
Het externe bedrijf dat de opdracht kreeg moet werken onder zeer hoge druk, want archiefzorg mag weinig kosten: de centrale inkoop is onverbiddelijk en gunt aan de laagste prijs. Waar tot tien jaar geleden de norm was 1 meter per dag per selecteur, worden nu offertes gegund waar de norm ligt op vijf meter per dag of zelfs meer.
Hoe haal je dat als selecteur? Wel, archiefbureaus zijn de afgelopen jaren gaan selecteren op het laagste bewerkingsniveau conform de eisen van het LOPAI. Dat betekent dat in een map wordt gekeken of er te bewaren stukken in zitten. Is dit niet het geval, dan wordt de vernietigingstermijn van de map bepaald. Is het wel zo, al is het maar één stuk, dan wordt de map op bewaren afgesteld en opgenomen in de bewaarserie.
Wie controleert het archiefbureau? Een goede vraag….
Archieven verkeren in deplorabele staat, was de conclusie van een forum van journalisten (zie deplorabele archieven van 2 oktober).
Het zou goed zijn wanneer archiefinspecties zich eens zouden buigen over de vraag of de huidige systematiek van archiefbewerking leidt tot archieven in goede, geordende en toegankelijke staat. Wat uiteraard het hele traject inhoudt vanaf de vorming tot de uiteindelijke selectie. En als de conclusie is dat het er allemaal niet toe doet, laten we dan helemaal stoppen met archiefselectie en ook hier de illusie van kwaliteit opgeven.
Inforoads, persoonlijk informatiehuishoudboekje over governance, informatievoorziening en -beheer van Ad van Heijst van VHIC
zondag 30 oktober 2011
woensdag 5 oktober 2011
Het Postorderbedrijf Publieke Service
Het nieuwe werken…. Is dat nou zo veel anders dan het oude werken?
Onlangs zag ik een burgemeester op YouTube uitleggen dat zijn gemeente gaat werken als een postorderbedrijf.
Wat een mooie vergelijking!
Hoe mooi is het voor de klant om te kunnen zien hoe je pakje wordt ingepakt, verzonden, aankomt en gretig uit de handen van de postbesteller wordt gerukt….
Ook de gemeentediensten gaan die weg op.
“andere klanten die een paspoort afnamen kochten ook een rijbewijs…”
“De vijf meest verkochte producten op dit moment zijn……”
Okee, laten we de gedachte van het postorderpakket eens dóórdenken.
We gaan werken aan Postorderbedrijf Publieke Services!
Onze diensten en producten vragen we dus aan bij één centraal overheidsnummer op website www.nl
Een jaartje Postbus 51-reclames en het zit geheid even goed in het collectieve bewustzijn geramd als: “eerst de Kamer van Koophandel bellen”.
Niemand die dat doet overigens hoor, maar iedereen kent de kreet.
Alle gegevens van mensen, objecten, gebeurtenissen stoppen we in een grote overheidsdatabase, de Databank Publiek.
Daarnaast een grote database van wetten, richtlijnen, verordeningen, keuren en traktaten (die is er overigens al!).
Dat verknopen we zodat een aanvraag toetsbaar wordt aan de wetgeving. Kan een vergunning, ontheffing of wat dan ook worden verleend, dan hanteren we daar een eenheidsprijs voor.
Dit zou je heel goed kunnen centraliseren. Of een ambtenaar nou achter de voordeur op zijn beeldscherm kijkt, negen hoog of kilometers ver weg- het maakt toch niks meer uit?
Neem eens een proef voor de meest eenvoudige handelingen. Ontwikkel bijvoorbeeld een Lokale Overheidswebsite in plaats van alle gemeenten een eigen productencatalogus te laten bouwen.
Werk het Overheidsloket voor de Omgevingsvergunning nu eens goed uit, met een centrale archiveringsfunctie en het begin is er.
Centrale, objectieve toetsing door geautomatiseerde business rules, met desnoods nog een persoonlijke check door een plaatselijk handhaver…
Als je dat dan toch gecentraliseerd hebt en geautomatiseerd, kun je heel wat besparen.
Beleid kun je in deze tijden met gemak landelijk maken, met regionale nuances.
Uitvoering kun je automatiseren, als je beslisregels maar goed zijn.
Handhaving doe je vanuit een nieuwe, bredere politietaak die veel meer blauw op straat brengt doordat allerlei instanties nu ook dat ene uniform aanhebben.
Wat een besparing is dan mogelijk! Postorderbedrijf Publieke Services- ik zou er voor tekenen om dit snel in te voeren, en als streefdatum 2020 te hanteren, het moment waarop er nog drie van de tien ambtenaren over zijn. Een mooi kantelmoment!
En van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten maken we het Ministerie voor Regionale Aangelegenheden.
Onlangs zag ik een burgemeester op YouTube uitleggen dat zijn gemeente gaat werken als een postorderbedrijf.
Wat een mooie vergelijking!
Hoe mooi is het voor de klant om te kunnen zien hoe je pakje wordt ingepakt, verzonden, aankomt en gretig uit de handen van de postbesteller wordt gerukt….
Ook de gemeentediensten gaan die weg op.
“andere klanten die een paspoort afnamen kochten ook een rijbewijs…”
“De vijf meest verkochte producten op dit moment zijn……”
Okee, laten we de gedachte van het postorderpakket eens dóórdenken.
We gaan werken aan Postorderbedrijf Publieke Services!
Onze diensten en producten vragen we dus aan bij één centraal overheidsnummer op website www.nl
Een jaartje Postbus 51-reclames en het zit geheid even goed in het collectieve bewustzijn geramd als: “eerst de Kamer van Koophandel bellen”.
Niemand die dat doet overigens hoor, maar iedereen kent de kreet.
Alle gegevens van mensen, objecten, gebeurtenissen stoppen we in een grote overheidsdatabase, de Databank Publiek.
Daarnaast een grote database van wetten, richtlijnen, verordeningen, keuren en traktaten (die is er overigens al!).
Dat verknopen we zodat een aanvraag toetsbaar wordt aan de wetgeving. Kan een vergunning, ontheffing of wat dan ook worden verleend, dan hanteren we daar een eenheidsprijs voor.
Dit zou je heel goed kunnen centraliseren. Of een ambtenaar nou achter de voordeur op zijn beeldscherm kijkt, negen hoog of kilometers ver weg- het maakt toch niks meer uit?
Neem eens een proef voor de meest eenvoudige handelingen. Ontwikkel bijvoorbeeld een Lokale Overheidswebsite in plaats van alle gemeenten een eigen productencatalogus te laten bouwen.
Werk het Overheidsloket voor de Omgevingsvergunning nu eens goed uit, met een centrale archiveringsfunctie en het begin is er.
Centrale, objectieve toetsing door geautomatiseerde business rules, met desnoods nog een persoonlijke check door een plaatselijk handhaver…
Als je dat dan toch gecentraliseerd hebt en geautomatiseerd, kun je heel wat besparen.
Beleid kun je in deze tijden met gemak landelijk maken, met regionale nuances.
Uitvoering kun je automatiseren, als je beslisregels maar goed zijn.
Handhaving doe je vanuit een nieuwe, bredere politietaak die veel meer blauw op straat brengt doordat allerlei instanties nu ook dat ene uniform aanhebben.
Wat een besparing is dan mogelijk! Postorderbedrijf Publieke Services- ik zou er voor tekenen om dit snel in te voeren, en als streefdatum 2020 te hanteren, het moment waarop er nog drie van de tien ambtenaren over zijn. Een mooi kantelmoment!
En van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten maken we het Ministerie voor Regionale Aangelegenheden.
zondag 2 oktober 2011
Deplorabele archiefzorg
Laten we het zaakgericht werken eens bekijken.
Een document komt binnen in de organisatie. Daarmee gaat, volgens de zaakadepten, een zaak lopen.
Is dat anders dan wanneer je zegt: dit document moet worden afgehandeld, zo spoedig mogelijk?
Er worden statussen bepaald voor de afhandeling.
Is dat zo anders dan een ontvangstbevestiging sturen, daarin aangeven hoe lang de afhandeling in beslag gaat nemen en je aan die termijn houden?
Er wordt managementinformatie geleverd uit het zaaksysteem.
Is dat zo anders dan wanneer je in je takenlijst bijhoudt dat je de zaak afhandelt binnen de afgesproken termijn?
Welke managementinformatie heb je eigenlijk nodig. Als een medewerker gewoon zijn werk doet zoals het hoort, is dan al die verantwoording vooraf, tijdens en achteraf niet overbodig? Wie zich niet houdt aan de taken, die komt in aanmerking voor een stevige schobbering.
Medewerkers –in zorg, onderwijs, administratie- raken gedemotiveerd van de toenemende verantwoording die zij moeten afleggen. Een onderwijzer is steeds meer tijd kwijt aan de horizontale verantwoording aan begeleiders en specialisten en aan verticale verantwoording aan het management en, wat wordt geregeerd door Cito-toetsen die de school een plaats opleveren ergens tussen beste en slechtste.
We administreren meer; we registreren meer. We raken steeds meer kwantitatief gefocust in plaats van op de kwaliteit van het werk. Steeds vaker hoor ik van ambtenaren: “de ziel verdwijnt uit wat ik doe”.
Verantwoording aan de manager hoort verantwoording aan de burger te zijn. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt slecht toegepast, beantwoording van vragen kost “buitenproportioneel veel tijd”(volgens Minister Donner), en om die reden moet de wet volgens hem dan maar worden afgeschaft.
De oorzaak van die moeite wordt door Donner helaas niet geanalyseerd. In ARGOS van 1 oktober http://weblogs.vpro.nl/argos/2011/09/30/1-oktober-2011-de-wob-op-de-schop/ wordt door journalisten op niet mis te verstane wijze gesproken over de deplorabele staat waarin de Nederlandse overheidsarchieven zich bevinden- wat de oorzaak is van de gebrekkige informatieverstrekking.
We zijn o zo bezig met zogenaamde efficiencybevorderende windowdressing klantinformatiesystemen, maar voor een verantwoord, systematisch en zorgvuldig archiefbeheer is geen plaats. Digitale archieven dijen uit en digitale documenten worden gedumpt in een digitale chaos, waarover optimistische futurologen zichzelf tot goeroestatus fabuleren met ideeën over tagging, googling, crowdsourcing en open clouds.
Een zaak is een eindigend complex van handelingen, gericht op een specifiek doel. Zo een zaak kent vele facetten en kan jaren duren. Het is geen hoeveelheid werk waarvan de voortgang moet worden gevolgd in een zaaksysteem. Dit laatste doet het zaakbegrip ernstig tekort.
Archiveren is vooral het hoofd koel houden in dwaze tijden en structuur aanbrengen in informatie. Voordat de gegevensbrij de werkelijk relevante feiten, meningen en conclusies heeft bedolven en een informatie-archeoloog de documenten moet delven uit een vuilnisbak van het digitale verleden- met veel geduld, moeite en kosten.
Een document komt binnen in de organisatie. Daarmee gaat, volgens de zaakadepten, een zaak lopen.
Is dat anders dan wanneer je zegt: dit document moet worden afgehandeld, zo spoedig mogelijk?
Er worden statussen bepaald voor de afhandeling.
Is dat zo anders dan een ontvangstbevestiging sturen, daarin aangeven hoe lang de afhandeling in beslag gaat nemen en je aan die termijn houden?
Er wordt managementinformatie geleverd uit het zaaksysteem.
Is dat zo anders dan wanneer je in je takenlijst bijhoudt dat je de zaak afhandelt binnen de afgesproken termijn?
Welke managementinformatie heb je eigenlijk nodig. Als een medewerker gewoon zijn werk doet zoals het hoort, is dan al die verantwoording vooraf, tijdens en achteraf niet overbodig? Wie zich niet houdt aan de taken, die komt in aanmerking voor een stevige schobbering.
Medewerkers –in zorg, onderwijs, administratie- raken gedemotiveerd van de toenemende verantwoording die zij moeten afleggen. Een onderwijzer is steeds meer tijd kwijt aan de horizontale verantwoording aan begeleiders en specialisten en aan verticale verantwoording aan het management en, wat wordt geregeerd door Cito-toetsen die de school een plaats opleveren ergens tussen beste en slechtste.
We administreren meer; we registreren meer. We raken steeds meer kwantitatief gefocust in plaats van op de kwaliteit van het werk. Steeds vaker hoor ik van ambtenaren: “de ziel verdwijnt uit wat ik doe”.
Verantwoording aan de manager hoort verantwoording aan de burger te zijn. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt slecht toegepast, beantwoording van vragen kost “buitenproportioneel veel tijd”(volgens Minister Donner), en om die reden moet de wet volgens hem dan maar worden afgeschaft.
De oorzaak van die moeite wordt door Donner helaas niet geanalyseerd. In ARGOS van 1 oktober http://weblogs.vpro.nl/argos/2011/09/30/1-oktober-2011-de-wob-op-de-schop/ wordt door journalisten op niet mis te verstane wijze gesproken over de deplorabele staat waarin de Nederlandse overheidsarchieven zich bevinden- wat de oorzaak is van de gebrekkige informatieverstrekking.
We zijn o zo bezig met zogenaamde efficiencybevorderende windowdressing klantinformatiesystemen, maar voor een verantwoord, systematisch en zorgvuldig archiefbeheer is geen plaats. Digitale archieven dijen uit en digitale documenten worden gedumpt in een digitale chaos, waarover optimistische futurologen zichzelf tot goeroestatus fabuleren met ideeën over tagging, googling, crowdsourcing en open clouds.
Een zaak is een eindigend complex van handelingen, gericht op een specifiek doel. Zo een zaak kent vele facetten en kan jaren duren. Het is geen hoeveelheid werk waarvan de voortgang moet worden gevolgd in een zaaksysteem. Dit laatste doet het zaakbegrip ernstig tekort.
Archiveren is vooral het hoofd koel houden in dwaze tijden en structuur aanbrengen in informatie. Voordat de gegevensbrij de werkelijk relevante feiten, meningen en conclusies heeft bedolven en een informatie-archeoloog de documenten moet delven uit een vuilnisbak van het digitale verleden- met veel geduld, moeite en kosten.
zondag 4 september 2011
Het Nieuwe werken objectief bekeken
HNW zet organisaties in beweging.
Grenzen tussen privé en werk vervagen!
Het is verbluffend hoe sociale media de samenleving veranderen.
Dat gaat natuurlijk niet op stel en sprong. Van twitteraars lees ik wat ze op hun boodschappenlijstje hebben staan, dat ze een klacht hebben ingediend bij de kinderopvang omdat hun kind niet op tijd is verschoond, dat ze een gerookte makreel hebben gescoord, dat het te koud is voor de tijd van het jaar, dat ze over de reling hangen tijdens een personeelstochtje op de Noordzee bij windkracht twaalf. Hun hele maaginhoud komt eruit en wordt in mijn brievenbus getwittert, met aanschouwelijke en smartelijke fotoserie via Facebook, Hyves of LinkedIn.
Maar ik lees ook heel interessante nieuwtjes die ik zonder Twitter niet geweten zou hebben, over nieuwe rapporten die uitkomen, over leveranciers die aan het werk zijn bij klanten, over successen en irritaties die voorkomen in projecten, ik lees presentaties die ik nooit gezien zou hebben wanneer ik geen gebruik zou maken van sociale media, die me aan het denken zetten, die me stimuleren.
Ja, die sociale media: wacht maar af, dat gaat het worden!
Er is sprake van een revolutie en daarbij hoort gekakel. Maar even wat feiten op een rijtje:
- Steeds meer mensen hebben snel en goedkoop toegang tot informatie, en gebruiken de kennis en ervaring van anderen. Kennis wordt gedeeld- dit wordt de norm.
- Intermediaire functies die gebaseerd waren op “kennis is macht”, waaronder óók adviesbureaus, verdwijnen. Mensen vinden de kennis zelf wel, alleen of met andere belangstellenden/hebbenden.
- Steeds rijker wordt het net, daaraan bijgedragen door talloze deskundigen. Wikipedia is de norm voor encyclopedische kennis, Slideshare.net is de norm voor actuele kennis over presentaties.
- Web 2.0 verbindt mensen, ze zoeken elkaar op rondom thema’s . Het zijn de loosely connected communities die door allerlei organisaties heen, samenwerken.
- Organisaties democratiseren. De medewerker is aan zet. Hij (of zij) bepaalt waar hij werkt , wanneer, en spreekt een prestatie af. Dit betekent dat een hele managementlaag in de organisatie zal verdwijnen en dat samenwerking heel nieuwe vormen zal krijgen.
- Verschillen in leeftijd, status, plaats in de organisatie vormen niet langer barrières in het communiceren. Iedereen praat mee, en ieders mening is zinvol.
- Klanten praten mee over ontwikkelingen. Voorbeeld is het (inmiddels niet meer zo nieuwe) driehoekige theezakje van Lipton.
- Persoonsgemak staat voorop. Niet meer OneSize Fits All, maar: My Size fits Me.
Een groot probleem vormen momenteel nog de verdienmodellen. Wie verdient er geld aan het organiseren van de samenwerking? Als kennis gedistribueerd wordt langs democratische weg, wat doet dan de uitgever, de adviseur in de toekomst? Hoe gaan zij geld verdienen als alle informatie toegankelijk is, vrij benaderbaar? Boeken- en mediawinkels gaan failliet, tussenpersonen vallen uit omdat mensen zelf op het internet wel hun informatie zoeken. En dat terwijl weer nieuwe fabrieken worden opgericht om analoge langspeelplaten uit te brengen in een ongelooflijk mooie kwaliteit.
Een uitstekend boekje over deze materie is Het nieuwe werken ontrafeld- Over bricks, Bytes en Behaviour van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter, uitgebracht in een reeks van de Stichting Management Studies. En geloof me: dit is écht een aanrader om te begrijpen wat er bezig is. De tweet over de makreel staat ineens in een heel ander licht.
Grenzen tussen privé en werk vervagen!
Het is verbluffend hoe sociale media de samenleving veranderen.
Dat gaat natuurlijk niet op stel en sprong. Van twitteraars lees ik wat ze op hun boodschappenlijstje hebben staan, dat ze een klacht hebben ingediend bij de kinderopvang omdat hun kind niet op tijd is verschoond, dat ze een gerookte makreel hebben gescoord, dat het te koud is voor de tijd van het jaar, dat ze over de reling hangen tijdens een personeelstochtje op de Noordzee bij windkracht twaalf. Hun hele maaginhoud komt eruit en wordt in mijn brievenbus getwittert, met aanschouwelijke en smartelijke fotoserie via Facebook, Hyves of LinkedIn.
Maar ik lees ook heel interessante nieuwtjes die ik zonder Twitter niet geweten zou hebben, over nieuwe rapporten die uitkomen, over leveranciers die aan het werk zijn bij klanten, over successen en irritaties die voorkomen in projecten, ik lees presentaties die ik nooit gezien zou hebben wanneer ik geen gebruik zou maken van sociale media, die me aan het denken zetten, die me stimuleren.
Ja, die sociale media: wacht maar af, dat gaat het worden!
Er is sprake van een revolutie en daarbij hoort gekakel. Maar even wat feiten op een rijtje:
- Steeds meer mensen hebben snel en goedkoop toegang tot informatie, en gebruiken de kennis en ervaring van anderen. Kennis wordt gedeeld- dit wordt de norm.
- Intermediaire functies die gebaseerd waren op “kennis is macht”, waaronder óók adviesbureaus, verdwijnen. Mensen vinden de kennis zelf wel, alleen of met andere belangstellenden/hebbenden.
- Steeds rijker wordt het net, daaraan bijgedragen door talloze deskundigen. Wikipedia is de norm voor encyclopedische kennis, Slideshare.net is de norm voor actuele kennis over presentaties.
- Web 2.0 verbindt mensen, ze zoeken elkaar op rondom thema’s . Het zijn de loosely connected communities die door allerlei organisaties heen, samenwerken.
- Organisaties democratiseren. De medewerker is aan zet. Hij (of zij) bepaalt waar hij werkt , wanneer, en spreekt een prestatie af. Dit betekent dat een hele managementlaag in de organisatie zal verdwijnen en dat samenwerking heel nieuwe vormen zal krijgen.
- Verschillen in leeftijd, status, plaats in de organisatie vormen niet langer barrières in het communiceren. Iedereen praat mee, en ieders mening is zinvol.
- Klanten praten mee over ontwikkelingen. Voorbeeld is het (inmiddels niet meer zo nieuwe) driehoekige theezakje van Lipton.
- Persoonsgemak staat voorop. Niet meer OneSize Fits All, maar: My Size fits Me.
Een groot probleem vormen momenteel nog de verdienmodellen. Wie verdient er geld aan het organiseren van de samenwerking? Als kennis gedistribueerd wordt langs democratische weg, wat doet dan de uitgever, de adviseur in de toekomst? Hoe gaan zij geld verdienen als alle informatie toegankelijk is, vrij benaderbaar? Boeken- en mediawinkels gaan failliet, tussenpersonen vallen uit omdat mensen zelf op het internet wel hun informatie zoeken. En dat terwijl weer nieuwe fabrieken worden opgericht om analoge langspeelplaten uit te brengen in een ongelooflijk mooie kwaliteit.
Een uitstekend boekje over deze materie is Het nieuwe werken ontrafeld- Over bricks, Bytes en Behaviour van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter, uitgebracht in een reeks van de Stichting Management Studies. En geloof me: dit is écht een aanrader om te begrijpen wat er bezig is. De tweet over de makreel staat ineens in een heel ander licht.
zaterdag 9 juli 2011
geen peil op te trekken- pijltjes gooien?
Kunnen we de toekomst voorspellen, of laten we beter een aap pijltjes gooien?
Het is een vraag die gesteld wordt in een van de bladen die ik steeds weer met aandacht lees, Ode. Het blad laat me nadenken en helpt me een mening te vormen over veel zaken.
Hélpt me een mening te vormen, want dat doe ik nog altijd zelf, zoals zoveel mensen. Mijn lijfspreuk is immers: I wasn't born to follow (Byrds, Easy Rider).
Ik denk er vaak over na waar -wat nu documentaire informatievoorziening heet- naar toe gaat. Maar meer nog waar het vandaan komt en waarom iets, wat begonnen is door nota bene een Zaanse gemeentesecretaris, Zaalberg, zo weinig interesse heeft bij het management.
Als ik bij de Geitenfokvereniging kom, draait alles om productieverbetering. Kom ik bij het Genootschap van Bierbrouwers, dan draait alles om de verbetering van het bierproductieproces.
Waar draait het om bij de documentaire informatievoorziening?
Laten we eens kort terugkijken. Enkele jaren geleden is door de Records Management Conventie een set beroepsprofielen opgesteld. Later zijn die overgenomen door het A&O-fonds. Nooit heb ik van vakgenoten gehoord dat ze kloppen of, na tien jaar, toch eens aangepast moeten worden.
Hebben de profielen de bestuurstafels bereikt?
Zijn ze overgenomen door functiewaardeerders?
Heeft u die profielen wel eens gelezen en besproken met uw manager, die op haar beurt...
Je mist inmiddels wel het functioneel (applicatie)beheer van het DMS en het metadatamodel. Je mist het totaaloverzicht van de informatiearchitectuur. Maar toch, handige praatstukken zijn het wel!
En de Baseline, nog zoiets. Heeft u hem ooit wel gelezen?
Informatie op orde? Al eens over nagedacht?
Kunnen we daar de komende vijf jaar mee vooruit, hebben we een toekomstvisie?
Misschien moeten we een aap eens pijltjes laten gooien.
Uit: Sited 126, beperkt aangepast.
Het is een vraag die gesteld wordt in een van de bladen die ik steeds weer met aandacht lees, Ode. Het blad laat me nadenken en helpt me een mening te vormen over veel zaken.
Hélpt me een mening te vormen, want dat doe ik nog altijd zelf, zoals zoveel mensen. Mijn lijfspreuk is immers: I wasn't born to follow (Byrds, Easy Rider).
Ik denk er vaak over na waar -wat nu documentaire informatievoorziening heet- naar toe gaat. Maar meer nog waar het vandaan komt en waarom iets, wat begonnen is door nota bene een Zaanse gemeentesecretaris, Zaalberg, zo weinig interesse heeft bij het management.
Als ik bij de Geitenfokvereniging kom, draait alles om productieverbetering. Kom ik bij het Genootschap van Bierbrouwers, dan draait alles om de verbetering van het bierproductieproces.
Waar draait het om bij de documentaire informatievoorziening?
Laten we eens kort terugkijken. Enkele jaren geleden is door de Records Management Conventie een set beroepsprofielen opgesteld. Later zijn die overgenomen door het A&O-fonds. Nooit heb ik van vakgenoten gehoord dat ze kloppen of, na tien jaar, toch eens aangepast moeten worden.
Hebben de profielen de bestuurstafels bereikt?
Zijn ze overgenomen door functiewaardeerders?
Heeft u die profielen wel eens gelezen en besproken met uw manager, die op haar beurt...
Je mist inmiddels wel het functioneel (applicatie)beheer van het DMS en het metadatamodel. Je mist het totaaloverzicht van de informatiearchitectuur. Maar toch, handige praatstukken zijn het wel!
En de Baseline, nog zoiets. Heeft u hem ooit wel gelezen?
Informatie op orde? Al eens over nagedacht?
Kunnen we daar de komende vijf jaar mee vooruit, hebben we een toekomstvisie?
Misschien moeten we een aap eens pijltjes laten gooien.
Uit: Sited 126, beperkt aangepast.
woensdag 22 juni 2011
Het Nieuwe Werken
TNT - sinds kort PostNL, merkwaardigerwijs zonder punt ertussen - verwacht dat er over tien jaar geen briefpost meer wordt bezorgd. Negen op de tien mensen hebben inmiddels toegang tot internet. Dat is zo veel, dat gevreesd wordt voor de toekomst van bibliotheken. Er worden inmiddels in de VS meer e-books gedownload dan papieren boeken verkocht. De boekenkast verdwijnt als statussymbool of warm element in het interieur, waar je een dromerig je blik kon laten glijden over al die titels die je al gelezen had of had willen lezen. Er komt zelfs een Spotify voor boeken, waar je toegang krijgt tot alle e-books en ze als stream kunt lezen.
Die ontwikkelingen gaan snel en leiden tot een andere manier van werken. In het rapport "Van het oude werken, de dingen die voorbijgaan- het nieuwe werken bij het Rijk" wordt op deze ontwikkelingen ingegaan.
Het rapport bevat een mooie definitie van het nieuwe werken: “Het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren”. De definitie is van professor H.W. Volberda van de Erasmus Universiteit.
Een andere manier van werken wordt uitgelegd in het nieuwe boek van Denise Hulst, Het betere Werken. In dit boek vat ze eigenlijk al haar vorige boeken samen in een nieuwe methodiek, met werkboekdeel. Ik neem even een citaat over van Bol.com:
“Je neemt het je regelmatig voor: orde aanbrengen in je werk. Maar de dagelijkse praktijk is weerbarstig. Door de druk van dagelijkse deadlines verschuift je voornemen naar volgende week. Met als gevolg: stress en chaos.
Herken je jezelf in: een gevoel van werkdruk? Een teveel aan informatie? Te veel tijd aan e-mail besteden? Veel te doen en te weinig tijd? Werkachterstanden? Veel ad hoc werkzaamheden? Veel onderbrekingen?
En zou je liever…meer overzicht op je feitelijke werklast hebben? Meer vanuit rust willen werken? De regie over je tijd en taken terug willen? Je Postvak In blijvend op orde hebben?
Ga dan nu aan de slag met Het betere werken. Want het kan: met rust en overzicht aan de slag gaan."
Hoeveel van je collega's hebben hier last van, waarde informatiespecialist? En: wat doe jij eraan om het deze mensen gemakkelijker te maken?
Een grondregel voor bibliothecarissen, documentalisten en archivarissen zou moeten zijn de vijfde regel van Ranganathan, één van de belangrijke denkers over ons vakgebied: save the time of the reader. Als wij tijd kunnen winnen voor de vele mensen die zich dagelijks door de rijstebrijberg aan informatie doorploeteren om zo in het land van kennis aan te komen, dan leveren wij ons geld dubbel en dik op.
Al eerder heb ik een berekening gemaakt van hoeveel tijd bespaard kan worden als mensen niet hoeven te zoeken in een organisatie. Stel dat het waar is wat instituten als Diebold zeggen, dat de kenniswerker drie uur van zijn/haar dag besteedt aan het zoeken naar informatie - dan is dat dertig procent van de werktijd die in een organisatie wordt verspild. Deel de loonsom van uw organisatie in drie delen en neem daar de helft van (mensen moeten iets te zoeken houden in het leven, anders ontdekken ze nooit iets nieuws). Dát deel kunt u dus besparen met slim informatiebeheer.
Begin eerst eens je eigen methode van werken onder de loep te nemen, want als je zelf niet gestructureerd werkt, kun je het ook een ander niet leren. Begin dan kleine verbeteringen aan te brengen in procedures, in zoeksystemen, in boomstructuren of in je DMS. Zodat iedereen snel, moeiteloos, als het ware vanzelf de informatie die hij of zij zoekt, kan vinden. Meld elke verbetering aan je management en bereken wat je ermee bespaart. Zit je het eerste jaar op 5% besparing zoektijd, dan is dat al heel wat.
Was niet ooit een definitie van ons vakgebied: alle informatie toegankelijk maken en houden, voor elke gebruiker, op elke plaats, op elk tijdstip, in een authentieke vorm met inachtneming van duurzaamheidsprincipes, uiteraard met inachtneming van autorisaties voor de gebruiker?
Oude waarden blijven in stand. Dit is er zo een.
Gepubliceerd in Sited nr. 125, juni 2011
Die ontwikkelingen gaan snel en leiden tot een andere manier van werken. In het rapport "Van het oude werken, de dingen die voorbijgaan- het nieuwe werken bij het Rijk" wordt op deze ontwikkelingen ingegaan.
Het rapport bevat een mooie definitie van het nieuwe werken: “Het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren”. De definitie is van professor H.W. Volberda van de Erasmus Universiteit.
Een andere manier van werken wordt uitgelegd in het nieuwe boek van Denise Hulst, Het betere Werken. In dit boek vat ze eigenlijk al haar vorige boeken samen in een nieuwe methodiek, met werkboekdeel. Ik neem even een citaat over van Bol.com:
“Je neemt het je regelmatig voor: orde aanbrengen in je werk. Maar de dagelijkse praktijk is weerbarstig. Door de druk van dagelijkse deadlines verschuift je voornemen naar volgende week. Met als gevolg: stress en chaos.
Herken je jezelf in: een gevoel van werkdruk? Een teveel aan informatie? Te veel tijd aan e-mail besteden? Veel te doen en te weinig tijd? Werkachterstanden? Veel ad hoc werkzaamheden? Veel onderbrekingen?
En zou je liever…meer overzicht op je feitelijke werklast hebben? Meer vanuit rust willen werken? De regie over je tijd en taken terug willen? Je Postvak In blijvend op orde hebben?
Ga dan nu aan de slag met Het betere werken. Want het kan: met rust en overzicht aan de slag gaan."
Hoeveel van je collega's hebben hier last van, waarde informatiespecialist? En: wat doe jij eraan om het deze mensen gemakkelijker te maken?
Een grondregel voor bibliothecarissen, documentalisten en archivarissen zou moeten zijn de vijfde regel van Ranganathan, één van de belangrijke denkers over ons vakgebied: save the time of the reader. Als wij tijd kunnen winnen voor de vele mensen die zich dagelijks door de rijstebrijberg aan informatie doorploeteren om zo in het land van kennis aan te komen, dan leveren wij ons geld dubbel en dik op.
Al eerder heb ik een berekening gemaakt van hoeveel tijd bespaard kan worden als mensen niet hoeven te zoeken in een organisatie. Stel dat het waar is wat instituten als Diebold zeggen, dat de kenniswerker drie uur van zijn/haar dag besteedt aan het zoeken naar informatie - dan is dat dertig procent van de werktijd die in een organisatie wordt verspild. Deel de loonsom van uw organisatie in drie delen en neem daar de helft van (mensen moeten iets te zoeken houden in het leven, anders ontdekken ze nooit iets nieuws). Dát deel kunt u dus besparen met slim informatiebeheer.
Begin eerst eens je eigen methode van werken onder de loep te nemen, want als je zelf niet gestructureerd werkt, kun je het ook een ander niet leren. Begin dan kleine verbeteringen aan te brengen in procedures, in zoeksystemen, in boomstructuren of in je DMS. Zodat iedereen snel, moeiteloos, als het ware vanzelf de informatie die hij of zij zoekt, kan vinden. Meld elke verbetering aan je management en bereken wat je ermee bespaart. Zit je het eerste jaar op 5% besparing zoektijd, dan is dat al heel wat.
Was niet ooit een definitie van ons vakgebied: alle informatie toegankelijk maken en houden, voor elke gebruiker, op elke plaats, op elk tijdstip, in een authentieke vorm met inachtneming van duurzaamheidsprincipes, uiteraard met inachtneming van autorisaties voor de gebruiker?
Oude waarden blijven in stand. Dit is er zo een.
Gepubliceerd in Sited nr. 125, juni 2011
dinsdag 21 juni 2011
vrijdag 17 juni 2011
de i-overheid en e-governance
In het recent verschenen rapport iOverheid wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende perspectieven op de digitale overheid.
In het ene perspectief "denkt en handelt de e-overheid vanuit applicaties, wil hij digitalisering vooral inzetten voor het verbeteren van de dienstverlening, en is hij optimistisch over de mogelijkheden van techniek ten behoeve van beleid en uitvoering", aldus de website.
Het andere perspectief neemt de informatiestromen als uitgangspunt. “Informatiestromen die zich een weg banen binnen en tussen de verschillende overheden. Over de grenzen van beleidsterreinen heen. Over de grenzen ook die publieke en private sector scheiden.”
Dit wordt de i-Overheid genoemd.
Het rapport rapporteert de snelle groei van een kluwen van informatiestromen op alle niveaus van overheden. Deze ontwikkelingen worden door de overheid niet gezien, niet beoordeeld en dus ook niet gestuurd. Zolang de informatiekluwen buiten het zicht van de politiek blijft zal ze zich onbelemmerd voortzetten, mede door de initiatieven van diezelfde politiek in het kader van de e-overheid.
Het rapport signaleert de volgende tendenzen.
1) function creep, waarbij een oorspronkelijke functie van een informatienetwerk zich geleidelijk en ongecontroleerd uitbreid, bijvoorbeeld door systemen met verschillende functies te koppelen.
2) informatiestromen overschrijden grenzen tussen de publieke en private sector.
3) Binnen de overheid vervaagt de scheiding tussen beleidsterreinen en informatie wordt voor andere doeleinden gebruikt dan waarvoor het oorspronkelijk verzameld is.
Bij het delen van informatie wordt deze buiten haar oorspronkelijke context hergebruikt met risico voor de burger en voor de overheid. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de informatie is achtergebleven bij deze ontwikkelingen.
Ontwikkelingen op het gebied van informatie en systemen worden gemotiveerd vanuit ideeën en verwachtingen over efficiëntie, effectiviteit, veiligheid, privacy en transparantie. De WRR maakt daarbij een onderscheid tussen stuwende, verankerende en procesmatige beginselen.
Stuwende beginselen zoals veiligheid, effectiviteit en efficiency leveren de motivatie om ICT in te zetten. Verankerende beginselen vormen een tegenwicht voor de stuwende principes en moeten vrijheden en individuele autonomie borgen. Transparantie en accountability zijn de procesmatige beginselen die ervoor moeten zorgen dat de afweging tussen de stuwende en verankerende uitgangspunten inzichtelijk en toetsbaar is.
“De opeenstapeling van ad-hocbesluiten over nieuwe technieken, het ontbreken van een besef van het ontstaan van een iOverheid en het gebrek aan debat daarover, maken dat de iOverheid zich als het ware ‘grenzeloos’ ontwikkelt.” Er worden geen grenzen aan deze ontwikkeling gesteld ‘omdat niemand zich de hoeder voelt van dit geheel'. Door de ongebreidelde onderlinge verknoping van informatie(netwerken) is het niet meer altijd duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft en kunnen burgers en organisaties waaronder de overheid zelf verstrikt raken in de kluwen.
In het rapport iOverheid -op 15 maart aangeboden aan minister Donner- analyseert de WRR de verhouding tussen burger en overheid tegen de achtergrond van de informatisering van de samenleving en de overheid. Wat betekent de inzet van ICT in beleid en beleidsuitvoering voor deze relatie en wat zijn de gevolgen voor het functioneren van de overheid zelf? De Verwijsindex Risicojongeren, het Elektronisch Patiëntendossier, het biometrisch paspoort, gegevensuitwisseling tussen organisaties én over de landgrenzen en het gebruik van digitale profielen van burgers in beleid: allemaal nieuwe mogelijkheden voor beleidsmakers dankzij de inzet van ICT. Ten gevolge van deze inzet is een digitale realiteit ontstaan die invloed heeft op de bestaande structuur en de verantwoordelijkheden van de overheid.
Het rapport signaleert dat ‘het bredere perspectief van de iOverheid en een zorgvuldige toetsbare afweging tussen de verschillende beginselen ontbreekt binnen het Nederlandse politiek-bestuurlijke debat’.
De volgende ontwikkelingen vereisen volgens de WRR specifieke aandacht: 1) het vernetwerken van informatie. 2) het samenstellen en verrijken van informatie, en 3) het voeren van preventief beleid op basis van informatie.
De zorgvuldige en toetsbare afweging tussen de stuwende, verankerende en procesmatige principes moet zo expliciet mogelijk plaatsvinden op alle niveaus, met betrekking tot aanschaf van een applicatie, maar ook in het kader van het NUP en de basisregistraties.
Het probleem is echter dat de kern van de iOverheid schuilt in de samenhang van informatiestromen en netwerken, en juist op dat punt geldt dat er geen organisaties zijn die zich om het geheel (kunnen) bekommeren.
Tijd voor e-governance.
In het ene perspectief "denkt en handelt de e-overheid vanuit applicaties, wil hij digitalisering vooral inzetten voor het verbeteren van de dienstverlening, en is hij optimistisch over de mogelijkheden van techniek ten behoeve van beleid en uitvoering", aldus de website.
Het andere perspectief neemt de informatiestromen als uitgangspunt. “Informatiestromen die zich een weg banen binnen en tussen de verschillende overheden. Over de grenzen van beleidsterreinen heen. Over de grenzen ook die publieke en private sector scheiden.”
Dit wordt de i-Overheid genoemd.
Het rapport rapporteert de snelle groei van een kluwen van informatiestromen op alle niveaus van overheden. Deze ontwikkelingen worden door de overheid niet gezien, niet beoordeeld en dus ook niet gestuurd. Zolang de informatiekluwen buiten het zicht van de politiek blijft zal ze zich onbelemmerd voortzetten, mede door de initiatieven van diezelfde politiek in het kader van de e-overheid.
Het rapport signaleert de volgende tendenzen.
1) function creep, waarbij een oorspronkelijke functie van een informatienetwerk zich geleidelijk en ongecontroleerd uitbreid, bijvoorbeeld door systemen met verschillende functies te koppelen.
2) informatiestromen overschrijden grenzen tussen de publieke en private sector.
3) Binnen de overheid vervaagt de scheiding tussen beleidsterreinen en informatie wordt voor andere doeleinden gebruikt dan waarvoor het oorspronkelijk verzameld is.
Bij het delen van informatie wordt deze buiten haar oorspronkelijke context hergebruikt met risico voor de burger en voor de overheid. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de informatie is achtergebleven bij deze ontwikkelingen.
Ontwikkelingen op het gebied van informatie en systemen worden gemotiveerd vanuit ideeën en verwachtingen over efficiëntie, effectiviteit, veiligheid, privacy en transparantie. De WRR maakt daarbij een onderscheid tussen stuwende, verankerende en procesmatige beginselen.
Stuwende beginselen zoals veiligheid, effectiviteit en efficiency leveren de motivatie om ICT in te zetten. Verankerende beginselen vormen een tegenwicht voor de stuwende principes en moeten vrijheden en individuele autonomie borgen. Transparantie en accountability zijn de procesmatige beginselen die ervoor moeten zorgen dat de afweging tussen de stuwende en verankerende uitgangspunten inzichtelijk en toetsbaar is.
“De opeenstapeling van ad-hocbesluiten over nieuwe technieken, het ontbreken van een besef van het ontstaan van een iOverheid en het gebrek aan debat daarover, maken dat de iOverheid zich als het ware ‘grenzeloos’ ontwikkelt.” Er worden geen grenzen aan deze ontwikkeling gesteld ‘omdat niemand zich de hoeder voelt van dit geheel'. Door de ongebreidelde onderlinge verknoping van informatie(netwerken) is het niet meer altijd duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft en kunnen burgers en organisaties waaronder de overheid zelf verstrikt raken in de kluwen.
In het rapport iOverheid -op 15 maart aangeboden aan minister Donner- analyseert de WRR de verhouding tussen burger en overheid tegen de achtergrond van de informatisering van de samenleving en de overheid. Wat betekent de inzet van ICT in beleid en beleidsuitvoering voor deze relatie en wat zijn de gevolgen voor het functioneren van de overheid zelf? De Verwijsindex Risicojongeren, het Elektronisch Patiëntendossier, het biometrisch paspoort, gegevensuitwisseling tussen organisaties én over de landgrenzen en het gebruik van digitale profielen van burgers in beleid: allemaal nieuwe mogelijkheden voor beleidsmakers dankzij de inzet van ICT. Ten gevolge van deze inzet is een digitale realiteit ontstaan die invloed heeft op de bestaande structuur en de verantwoordelijkheden van de overheid.
Het rapport signaleert dat ‘het bredere perspectief van de iOverheid en een zorgvuldige toetsbare afweging tussen de verschillende beginselen ontbreekt binnen het Nederlandse politiek-bestuurlijke debat’.
De volgende ontwikkelingen vereisen volgens de WRR specifieke aandacht: 1) het vernetwerken van informatie. 2) het samenstellen en verrijken van informatie, en 3) het voeren van preventief beleid op basis van informatie.
De zorgvuldige en toetsbare afweging tussen de stuwende, verankerende en procesmatige principes moet zo expliciet mogelijk plaatsvinden op alle niveaus, met betrekking tot aanschaf van een applicatie, maar ook in het kader van het NUP en de basisregistraties.
Het probleem is echter dat de kern van de iOverheid schuilt in de samenhang van informatiestromen en netwerken, en juist op dat punt geldt dat er geen organisaties zijn die zich om het geheel (kunnen) bekommeren.
Tijd voor e-governance.
het nieuwe......
Er zijn fantastische mogelijkheden om data op een vernieuwende manier te presenteren: het Nieuwe Vinden (alles is immers nieuw tegenwoordig).
Neem Flickr. Je neemt een foto, plaatst die op Flickr met de coördinaten erbij. Anderen doen dat ook en zo ontstaat een deken van foto’s over interessante plaatsen op aarde.
Funda.nl, op hetzelfde principe gebaseerd. Geografische informatiesystemen, gebaseerd op Google Maps. Wat een mogelijkheden biedt dit om demografische gegevens in te voeren, alle vergunningen die ooit zijn verleend en nog geldig te koppelen per pand.
Google Maps waarin elk huis gefotografeerd lijkt lanceerde onlangs een explorer voor open data, www.google.com/publicdata Moet je eens proberen, je kijkt je ogen uit wat er kan.
Spotify.com- steeds meer muziek online beschikbaar. Je hoeft maar een naam in te toetsen en je hebt de muziek te pakken. Ik schreef er al eerder over: waarom zou ik nog iets willen hebben als ik het zo kan beluisteren? Kopen blijft mogelijk voor de hebberds, tegen prijzen die met de iTunes Store concurreren.
www.Yindo.com - hetzelfde principe. Dit zou de grootste openbare bibliotheek van Nederland kunnen worden, want sommige ontwikkelingen gaan snel, als ze maar worden opgepikt. Het is een Spotify voor boeken. Je kunt een boek online lenen en lezen op je e-reader.
YouTube- er ontstaan nieuwe academies waarop mensen bereid zijn elkaar nieuwe dingen te leren. Toets een woord in en een keur aan filmpjes openbaart zich, bijvoorbeeld hoe je een t-shirt vouwt in 2 seconden http://www.youtube.com/watch?v=An0mFZ3enhM.
Slideshare.net nog zo een goudmijn: presentaties over de gekste onderwerpen vind je daar. Het kaf wordt van het koren gescheiden door de waarderingen die kijkers hebben gegeven.
De manier van ordenen van iTunes. Snel en eenvoudig. Al je liedjes worden in een database geplaatst. Je kunt ze ordenen in afspeellijsten. De software is gratis te downloaden en ook in diverse kopievormen beschikbaar, zoals in de Windows Media Player.
De manier van ordenen van www.delicous.com Je voegt trefwoorden [tags] toe aan een favoriete website, maar kunt ook van de tags van anderen gebruik maken.
Sites waarop je je hele boekenverzameling in kaart kunt brengen, zoals www.thelibrarything.com of www.Goodreads.com - het zijn de mooiste bibliotheekcatalogi die er zijn. Samengesteld door talloze mensen die hun boektitels belangeloos op het internet plaatsen en elkaar recensies geven.
De tijd van scepsis zou inmiddels achter u moeten liggen, waarde lezer. Met e-readers gaat het heel snel: in de VS worden al meer boeken gedownload en elektronisch gelezen dan dat er papieren boeken worden verkocht. Als je eenmaal met elektronische inkt hebt kennisgemaakt, dan ben je verknocht aan je leesapparaat, dit los van alle sentimenten over verdwijnende boekenwinkeltjes waar het zo lekker rondsnuffelen was naar verrassende vondsten. Meer is minder geworden in je koffer, als je op vakantie gaat.
De digitale revolutie is in volle gang. Functies vervallen en veranderen. Er zijn bedreigingen, maar ook volop nieuwe kansen. Als je ze wilt zien en als je durft te experimenteren, buiten je kaders treden.
Neem Flickr. Je neemt een foto, plaatst die op Flickr met de coördinaten erbij. Anderen doen dat ook en zo ontstaat een deken van foto’s over interessante plaatsen op aarde.
Funda.nl, op hetzelfde principe gebaseerd. Geografische informatiesystemen, gebaseerd op Google Maps. Wat een mogelijkheden biedt dit om demografische gegevens in te voeren, alle vergunningen die ooit zijn verleend en nog geldig te koppelen per pand.
Google Maps waarin elk huis gefotografeerd lijkt lanceerde onlangs een explorer voor open data, www.google.com/publicdata Moet je eens proberen, je kijkt je ogen uit wat er kan.
Spotify.com- steeds meer muziek online beschikbaar. Je hoeft maar een naam in te toetsen en je hebt de muziek te pakken. Ik schreef er al eerder over: waarom zou ik nog iets willen hebben als ik het zo kan beluisteren? Kopen blijft mogelijk voor de hebberds, tegen prijzen die met de iTunes Store concurreren.
www.Yindo.com - hetzelfde principe. Dit zou de grootste openbare bibliotheek van Nederland kunnen worden, want sommige ontwikkelingen gaan snel, als ze maar worden opgepikt. Het is een Spotify voor boeken. Je kunt een boek online lenen en lezen op je e-reader.
YouTube- er ontstaan nieuwe academies waarop mensen bereid zijn elkaar nieuwe dingen te leren. Toets een woord in en een keur aan filmpjes openbaart zich, bijvoorbeeld hoe je een t-shirt vouwt in 2 seconden http://www.youtube.com/watch?v=An0mFZ3enhM.
Slideshare.net nog zo een goudmijn: presentaties over de gekste onderwerpen vind je daar. Het kaf wordt van het koren gescheiden door de waarderingen die kijkers hebben gegeven.
De manier van ordenen van iTunes. Snel en eenvoudig. Al je liedjes worden in een database geplaatst. Je kunt ze ordenen in afspeellijsten. De software is gratis te downloaden en ook in diverse kopievormen beschikbaar, zoals in de Windows Media Player.
De manier van ordenen van www.delicous.com Je voegt trefwoorden [tags] toe aan een favoriete website, maar kunt ook van de tags van anderen gebruik maken.
Sites waarop je je hele boekenverzameling in kaart kunt brengen, zoals www.thelibrarything.com of www.Goodreads.com - het zijn de mooiste bibliotheekcatalogi die er zijn. Samengesteld door talloze mensen die hun boektitels belangeloos op het internet plaatsen en elkaar recensies geven.
De tijd van scepsis zou inmiddels achter u moeten liggen, waarde lezer. Met e-readers gaat het heel snel: in de VS worden al meer boeken gedownload en elektronisch gelezen dan dat er papieren boeken worden verkocht. Als je eenmaal met elektronische inkt hebt kennisgemaakt, dan ben je verknocht aan je leesapparaat, dit los van alle sentimenten over verdwijnende boekenwinkeltjes waar het zo lekker rondsnuffelen was naar verrassende vondsten. Meer is minder geworden in je koffer, als je op vakantie gaat.
De digitale revolutie is in volle gang. Functies vervallen en veranderen. Er zijn bedreigingen, maar ook volop nieuwe kansen. Als je ze wilt zien en als je durft te experimenteren, buiten je kaders treden.
woensdag 18 mei 2011
Documentatie, documentalisme, documentalist
Ons vakgebied is voortgekomen uit de werkzaamheden van de illustere Paul Otlet. Otlet gaf een nieuw vakgebied gestalte wat hij een nieuwe naam gaf: de documentatie. Hij zag dat er problemen waren in de toegankelijkheid van informatie en begon deze te classificeren, toegankelijk te maken. Dat deed hij door documenten samen te vatten: boeken en artikelen. Hij noemde zichzelf documentalist.
Otlet klasseerde en maakte daarmee toegankelijk. Ordenen, rubriceren, verbanden leggen. Documenten (boeken, artikelen) hebben een bepaalde kennis-context. Die context beschreef hij.
Hij maakte neveningangen. Hij documenteerde.
Een neveningang is een overzicht waarin de informatie nóg een keer wordt geordend, maar dan op een andere manier. Veel neveningangen worden gemaakt als je werkt met een geautomatiseerd systeem: je kunt op allerlei metagegevens zoeken, sorteren en terugvinden, bijvoorbeeld op plaats, object, subject.
Maar niet alleen neveningangen maakte hij, ook tijdlijnen. Chronologische overzichten van belangrijke gebeurtenissen: in één oogopslag zag je hoe een dossier (de schriftelijke afwikkeling van een zaak) zich ontwikkeld had, of de kennis binnen een bepaald vakgebied, hoe documenten zich tot elkaar verhielden.
En als laatste: schema’s. Het werk van Otlet uit 1934 “Traité de documentation- Le livre sur le livre” geeft hij aan dat ook schema’s begrippen inzichtelijker maken. Zegt een plaatje niet meer dan 1000 woorden?
Documenteren doen we om tijd te winnen, indachtig de uitspraak van Ranganathan, nóg een grote Voorganger in het vakgebied: save the time of te reader.
Documenteren is volgens Van Dale: met bewijsstukken staven, motiveren. Zorgen dat de organisatie zich kan verantwoorden; de focus ligt op bewijsdocumenten. Procesgebonden bewijsdocumenten vooral.
Documentalisten hadden een belangrijke functie. Ze waren niet alleen bezig met deze bewijsdocumenten in de organisatie, maar hadden ook een speurneus voor belangrijke ontwikkelingen. Daarom had een documentalist ook dezelfde basisopleiding als de mensen waarvoor hij of zij werkte. Hij kende de behoeften van zijn gebruikers.
De bewijs- en verantwoordingsdocumenten bewaken en in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden is één. De kennis die heeft geleid tot deze documenten is twee.
Otlet klasseerde en maakte daarmee toegankelijk. Ordenen, rubriceren, verbanden leggen. Documenten (boeken, artikelen) hebben een bepaalde kennis-context. Die context beschreef hij.
Hij maakte neveningangen. Hij documenteerde.
Een neveningang is een overzicht waarin de informatie nóg een keer wordt geordend, maar dan op een andere manier. Veel neveningangen worden gemaakt als je werkt met een geautomatiseerd systeem: je kunt op allerlei metagegevens zoeken, sorteren en terugvinden, bijvoorbeeld op plaats, object, subject.
Maar niet alleen neveningangen maakte hij, ook tijdlijnen. Chronologische overzichten van belangrijke gebeurtenissen: in één oogopslag zag je hoe een dossier (de schriftelijke afwikkeling van een zaak) zich ontwikkeld had, of de kennis binnen een bepaald vakgebied, hoe documenten zich tot elkaar verhielden.
En als laatste: schema’s. Het werk van Otlet uit 1934 “Traité de documentation- Le livre sur le livre” geeft hij aan dat ook schema’s begrippen inzichtelijker maken. Zegt een plaatje niet meer dan 1000 woorden?
Documenteren doen we om tijd te winnen, indachtig de uitspraak van Ranganathan, nóg een grote Voorganger in het vakgebied: save the time of te reader.
Documenteren is volgens Van Dale: met bewijsstukken staven, motiveren. Zorgen dat de organisatie zich kan verantwoorden; de focus ligt op bewijsdocumenten. Procesgebonden bewijsdocumenten vooral.
Documentalisten hadden een belangrijke functie. Ze waren niet alleen bezig met deze bewijsdocumenten in de organisatie, maar hadden ook een speurneus voor belangrijke ontwikkelingen. Daarom had een documentalist ook dezelfde basisopleiding als de mensen waarvoor hij of zij werkte. Hij kende de behoeften van zijn gebruikers.
De bewijs- en verantwoordingsdocumenten bewaken en in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden is één. De kennis die heeft geleid tot deze documenten is twee.
woensdag 11 mei 2011
Verandermanagement in de gezondheidszorg
Met plezier lees ik elke maand het blad Ode,dat zich een blad voor intelligente optimisten noemt (www.ode.nl, een proefnummer van drie exemplaren voor € 10,-). Onderwerpen waarover het blad handelt: gezondheid, spirituele ontwikkeling, duurzaamheid, innovatie en leven.
In het aprilnummer van 2011 staat een interview met Ivan Wolffers, buitengewoon hoogleraar Gezondheidszorg en Cultuur aan de Vrije Universiteit van Amsterdam en auteur van het boek Gezond: De mens, zijn gezondheid en de gezondheidszorg. Hij geeft -over de gezondhiedszorg- opmerkelijke feiten over hoe informatie uiteindelijk wel of niet bij de belanghebbende aankomt.
Sommige deskundigen maken zich zorgen over de overvloed van tegengestelde informatie, die mensen in de war brengt. Ontvangers van informatie vormen hun eigen beeld: niet alleen het gegeven dat longkanker hartfalen kan veroorzaken, maar ook dat iemand een grootvader heeft gehad die zijn hele leven lang heeft gerookt en 'nooit iets heeft gehad' wordt onthouden; ieder maakt een eigen mix van deze gegevens.
Informatie alleen leidt dus op gezondheidsgebied niet tot de gewenste gedragsverandering, daar zijn andere prikkels voor nodig. Geen wonder dus dat campagnes mislukken waarin alleen informatie wordt verstrekt: het is vaak de foute informatie voor de beoogde doelgroep.
Informatie moet bij je hele levensstijl en culturele achtergrond passen. "de informatie die ik krijg is niet voor mij bestemd, maar voor anderen" is het idee. Informatie moet volgens Ivan horen bij de beleving van de eigen autobiografie. De meeste boodschappen die mensen krijgen vinden ze niet voor hen bedoeld en worden daarom genegeerd. "En als ze toch voor hen bedoeld lijken te zijn, voelen ze zich beledigd, geïntimideerd, gediscrimineerd." De meeste campagnes bereiken mensen die het al lang weten, niet degene die een gezondheidsrisico loopt.
Belangrijk is daarom te weten wat mensen ertoe beweegt om slechte voedingsgewoonten te veranderen. Wolffers noemt de volgende motivaties: het resultaat van gedragsveranderingen moet zichtbaar worden, het gevoel van eigenwaarde moet worden gestimuleerd en snel resultaat zorgt ervoor dat mensen zorgen dat ze nog beter hun best gaan doen: je moet jezelf wijsmaken dat je het kunt en daar steeds zelfbevestiging in vinden.
Verder moet je nieuwe gedragselementen zorgvuldig inpassen in je eigen autobiografie. Je moet het evenwicht verschuiven in je leefstijl en dat kost veel moeite en tijd. Het levert een voortdurende strijd op met de omgeving waarin we leven.
Wanneer je partner meeverandert is een enorme stimulans voor het slagen van verandering. Je ontwikkelt zo zelfs een eigen, nieuw netwerk. Binnen dat nieuwe netwerk kun je jezelf een nieuwe identiteit geven. Je hoort bij een nieuwe groep, terwijl je het idee hebt dat er niet eens zo veel verandert: je bent immers altijd een hardloper geweest (en als ik niet kan rennen voel ik me rusteloos, nutteloos en compleet waardeloos). Je zult daarom ook de leefomgeving moeten beïnvloeden: daar vinden de veranderingen blijvend plaats. Dus is de volgorde: laat de mens eerst zijn gedrag veranderen en verander dan de leefomgeving om de ingeslagen weg te kunnen volhouden.
Gezond zijn zou dus moeten worden voorgesteld als vanzelfsprekendheid. De omgeving dient daarom gezonde keuzes voor de hand te laten liggen. Steden moeten zo ingericht worden dat het bewegen wordt gestimuleerd. We moeten zorgzamer worden, meer aandacht krijgen voor de manier waarop producten worden gemaakt: mindfullness op het gebied van de gezondheid.
Informatievoorziening, gedragsveranderingen..... zie je de overeenkomsten met dit verhaal?
In het aprilnummer van 2011 staat een interview met Ivan Wolffers, buitengewoon hoogleraar Gezondheidszorg en Cultuur aan de Vrije Universiteit van Amsterdam en auteur van het boek Gezond: De mens, zijn gezondheid en de gezondheidszorg. Hij geeft -over de gezondhiedszorg- opmerkelijke feiten over hoe informatie uiteindelijk wel of niet bij de belanghebbende aankomt.
Sommige deskundigen maken zich zorgen over de overvloed van tegengestelde informatie, die mensen in de war brengt. Ontvangers van informatie vormen hun eigen beeld: niet alleen het gegeven dat longkanker hartfalen kan veroorzaken, maar ook dat iemand een grootvader heeft gehad die zijn hele leven lang heeft gerookt en 'nooit iets heeft gehad' wordt onthouden; ieder maakt een eigen mix van deze gegevens.
Informatie alleen leidt dus op gezondheidsgebied niet tot de gewenste gedragsverandering, daar zijn andere prikkels voor nodig. Geen wonder dus dat campagnes mislukken waarin alleen informatie wordt verstrekt: het is vaak de foute informatie voor de beoogde doelgroep.
Informatie moet bij je hele levensstijl en culturele achtergrond passen. "de informatie die ik krijg is niet voor mij bestemd, maar voor anderen" is het idee. Informatie moet volgens Ivan horen bij de beleving van de eigen autobiografie. De meeste boodschappen die mensen krijgen vinden ze niet voor hen bedoeld en worden daarom genegeerd. "En als ze toch voor hen bedoeld lijken te zijn, voelen ze zich beledigd, geïntimideerd, gediscrimineerd." De meeste campagnes bereiken mensen die het al lang weten, niet degene die een gezondheidsrisico loopt.
Belangrijk is daarom te weten wat mensen ertoe beweegt om slechte voedingsgewoonten te veranderen. Wolffers noemt de volgende motivaties: het resultaat van gedragsveranderingen moet zichtbaar worden, het gevoel van eigenwaarde moet worden gestimuleerd en snel resultaat zorgt ervoor dat mensen zorgen dat ze nog beter hun best gaan doen: je moet jezelf wijsmaken dat je het kunt en daar steeds zelfbevestiging in vinden.
Verder moet je nieuwe gedragselementen zorgvuldig inpassen in je eigen autobiografie. Je moet het evenwicht verschuiven in je leefstijl en dat kost veel moeite en tijd. Het levert een voortdurende strijd op met de omgeving waarin we leven.
Wanneer je partner meeverandert is een enorme stimulans voor het slagen van verandering. Je ontwikkelt zo zelfs een eigen, nieuw netwerk. Binnen dat nieuwe netwerk kun je jezelf een nieuwe identiteit geven. Je hoort bij een nieuwe groep, terwijl je het idee hebt dat er niet eens zo veel verandert: je bent immers altijd een hardloper geweest (en als ik niet kan rennen voel ik me rusteloos, nutteloos en compleet waardeloos). Je zult daarom ook de leefomgeving moeten beïnvloeden: daar vinden de veranderingen blijvend plaats. Dus is de volgorde: laat de mens eerst zijn gedrag veranderen en verander dan de leefomgeving om de ingeslagen weg te kunnen volhouden.
Gezond zijn zou dus moeten worden voorgesteld als vanzelfsprekendheid. De omgeving dient daarom gezonde keuzes voor de hand te laten liggen. Steden moeten zo ingericht worden dat het bewegen wordt gestimuleerd. We moeten zorgzamer worden, meer aandacht krijgen voor de manier waarop producten worden gemaakt: mindfullness op het gebied van de gezondheid.
Informatievoorziening, gedragsveranderingen..... zie je de overeenkomsten met dit verhaal?
zondag 20 februari 2011
Kort over Deming
Veranderingen realiseren is niet eenvoudig. Je moet de nodige beweging in een organisatie krijgen. Beweegt het te weinig, dan gebeurt er niets; beweegt het te veel, dan ontstaat rumoer en contraproductiviteit. Veel hangt af van de noodzaak, het leiderschap, de cultuur en de mensen die de verandering begeleiden. Dit wordt verwoord in onderstaande principes:
Veranderen is een mix van meten (Plan, Do, Check, Act) en bewegen. Om de medewerker in actie te krijgen is de Deming-cyclus uitgebreid met de IMWR-cirkel. Deze geeft de acties naar het personeel weer.
• Om van Plan naar Do te komen, moet je de medewerkers Mobiliseren.
• Om van Do naar Check te komen, moet je Waarderen.
• OM van Check naar Act te komen, moet je Reflecteren.
• Om van Act naar plan te komen, moet je Inspireren.
Inspireren is het prikkelen, het genereren van nieuwe ideeën, het creëren van betrokkenheid en uitdaging. Elkaar enthousiast maken voor de bestaansreden(en) van de organisatie, haar positie en kracht. Het ontwikkelen van toekomstperspectief en het ontdekken van mogelijkheden tot verbeteren en vernieuwen.
Mobiliseren is het benutten van inspiratie; het aanwenden en ontwikkelen van de capaciteiten en kwaliteiten van alle betrokkenen in en rond de organisatie (medewerkers, klanten, partners en bestuurders) om het toekomstperspectief, de doelstellingen en plannen van de organisatie te realiseren.
Waarderen betekent dat de leiders in overleg met medewerkers en andere betrokkenen bepalen wat werkelijk van waarde is in het licht van haar missie en visie. Waarderen betekent ook:
• Oog en respect hebben voor elkaars rol en bijdrage.
• Het beantwoorden van de behoeften van medewerkers aan erkenning voor gepleegde inspanningen.
• Behaalde resultaten in lijn met de doelstellingen van de organisatie.
Reflecteren betekent de tijd nemen om terug te kijken op de resultaten die zijn behaald en de manier waarop dat is gebeurd. Het doel is daarvan leren. Reflectie kan plaatsvinden op diverse niveaus: het individu, het team of de organisatie als geheel. Reflecteren omvat ook het spiegelen met anderen en de tijd nemen om met elkaar te overdenken en te bespreken waar het nu eigenlijk allemaal om ging, waar het goed gaat, waar de zorgen zitten, wat er mogelijk of moeilijk was of zal worden. Het vraagt om een open cultuur waarin de dialoog hierover kan worden gevoerd.
(uit een werkstuk van een cursist van de Leergang Informatie- en Procesbeheer over de invoering van een zaaksysteem in de organisatie).
donderdag 17 februari 2011
Het document: de kern van de zaak
Zaakgericht werken is een goed hulpmiddel voor het controleren van acties, als vervanging van eerdere rappélsystemen. In de huidige signaleringssystemen kan de burger meekijken en de wetgever ook, die een tegemoetkoming in het vooruitzicht stelt aan de burger wanneer zijn aanvrage of klacht niet binnen bepaalde termijn is behandeld.
De vraag blijft echter wat te doen met de zaak wanneer deze publieksvriendelijk is afgehandeld.
Een voorbeeld: iemand vraagt om een erfpachtovereenkomst. Die gelden in een stad als Amsterdam voor een periode van honderd jaar. De aanvrage komt in het zaakafhandelingssysteem en verdwijnt daaruit na afhandeling (de erfpachtovereenkomst is gesloten), dat zal zijn na enkele weken.
Een aantal documenten zijn op dat moment niet meer relevant, of worden op korte termijn minder relevant: de behandelingsverslagen (zoals: bericht van ontvangst, tussentijdse voortgangsberichten). Wat op termijn belangrijk is, zijn de informatie-objecten/is het informatie-object over de overeenkomst. Dat zal een document zijn, door beide partijen ondertekend.
Die overeenkomst moet dus gedurende de looptijd worden bewaard en tijdig vóórdat deze vervalt, moet de overeenkomst weer worden gesignaleerd, zodat tussen partijen kan worden gesproken over verlenging of beëindiging.
Tussentijds zullen misschien rechthebbenden wijzigen en zal dus ook de overeenkomst worden gewijzigd.
Dat kan niet in het zaaksysteem, waar de vergunning op dat moment al uit verwijderd zal zijn (anders hou ik in het zaaksysteem niet een goed overzicht van de werkzaamheden die ik nog moet uitvoeren). Het wijzigen van de overeenkomst zal echter als nieuwe zaak worden vastgelegd en bewaakt in het zaaksysteem.
De overeenkomst zal dus bewaard moeten worden. Waar? In een archiefsysteem oftewel een RMA, met een bewaking op de termijn waarop de overeenkomst verloopt. Dat geldt voor alle contracten. Ooit al eens de termijn van een verzekering of zakelijke huurovereenkomst laten verlopen en de consequenties daarvan onder ogen gezien?
Zaaksystemen- goed voor de publieke dienstverlening. Ik noem ze daarom vaak publiekzakensystemen. Burgers, buitenlui en ambtenaren blijven op de hoogte van de voortgang van zaken al betwijfel ik echt of de burger en behoefte aan heeft om te horen dat zijn bericht is ontvangen (ja, dat wel), in behandeling is genomen (dat mag ik als burger toch wel hopen), dat er een besluit wordt genomen of is genomen en dat de zaak is gearchiveerd.... Het enige waar ik als burger in geïnteresseerd ben is: krijg ik mijn vergunning en zo ja, wanneer.
Zaaksystemen- niet geschikt voor duurzame archivering. Daar heb ik een meer robuuste oplossing voor nodig.
Overigens, al eens gekeken naar de DMsystemen van tegenwoordig? Ik kom systemen tegen met daarin duizenden documenten die door de behandelend medewerker niet zijn afgevinkt als afgedaan, en die dus ook niet definitief kunnen worden gearchiveerd.....Geen informatiespecialist die daar naar kijkt.
De vraag blijft echter wat te doen met de zaak wanneer deze publieksvriendelijk is afgehandeld.
Een voorbeeld: iemand vraagt om een erfpachtovereenkomst. Die gelden in een stad als Amsterdam voor een periode van honderd jaar. De aanvrage komt in het zaakafhandelingssysteem en verdwijnt daaruit na afhandeling (de erfpachtovereenkomst is gesloten), dat zal zijn na enkele weken.
Een aantal documenten zijn op dat moment niet meer relevant, of worden op korte termijn minder relevant: de behandelingsverslagen (zoals: bericht van ontvangst, tussentijdse voortgangsberichten). Wat op termijn belangrijk is, zijn de informatie-objecten/is het informatie-object over de overeenkomst. Dat zal een document zijn, door beide partijen ondertekend.
Die overeenkomst moet dus gedurende de looptijd worden bewaard en tijdig vóórdat deze vervalt, moet de overeenkomst weer worden gesignaleerd, zodat tussen partijen kan worden gesproken over verlenging of beëindiging.
Tussentijds zullen misschien rechthebbenden wijzigen en zal dus ook de overeenkomst worden gewijzigd.
Dat kan niet in het zaaksysteem, waar de vergunning op dat moment al uit verwijderd zal zijn (anders hou ik in het zaaksysteem niet een goed overzicht van de werkzaamheden die ik nog moet uitvoeren). Het wijzigen van de overeenkomst zal echter als nieuwe zaak worden vastgelegd en bewaakt in het zaaksysteem.
De overeenkomst zal dus bewaard moeten worden. Waar? In een archiefsysteem oftewel een RMA, met een bewaking op de termijn waarop de overeenkomst verloopt. Dat geldt voor alle contracten. Ooit al eens de termijn van een verzekering of zakelijke huurovereenkomst laten verlopen en de consequenties daarvan onder ogen gezien?
Zaaksystemen- goed voor de publieke dienstverlening. Ik noem ze daarom vaak publiekzakensystemen. Burgers, buitenlui en ambtenaren blijven op de hoogte van de voortgang van zaken al betwijfel ik echt of de burger en behoefte aan heeft om te horen dat zijn bericht is ontvangen (ja, dat wel), in behandeling is genomen (dat mag ik als burger toch wel hopen), dat er een besluit wordt genomen of is genomen en dat de zaak is gearchiveerd.... Het enige waar ik als burger in geïnteresseerd ben is: krijg ik mijn vergunning en zo ja, wanneer.
Zaaksystemen- niet geschikt voor duurzame archivering. Daar heb ik een meer robuuste oplossing voor nodig.
Overigens, al eens gekeken naar de DMsystemen van tegenwoordig? Ik kom systemen tegen met daarin duizenden documenten die door de behandelend medewerker niet zijn afgevinkt als afgedaan, en die dus ook niet definitief kunnen worden gearchiveerd.....Geen informatiespecialist die daar naar kijkt.
zaterdag 12 februari 2011
Archief- en informatievisie gevraagd!
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten schreef op 11 november 2010 een brief aan mr. J.P.H. Donner, Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties waarin namens de gemeenten wordt gevraagd om een archief- en informatievisie. De VNG geeft in deze brief haar zienswijze op het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Puntsgewijze betreft de zienswijze het volgende:
1. er is een brede archief- en informatiewet nodig. Er is al wel een voorontwerp dat dateert uit 2006 en de VNG zou hierin graag onderdelen van de Wet openbaarheid van bestuur opgenomen zien. De dienstverlening dient uitgangspunt te zijn bij de organisatie van de overheidsinformatie. Overheden hanteren hiervoor verschillende standaarden en dat maakt het voor de maatschappij lastig om de informatie te doorgronden. De VNG denkt hierbij onder andere aan het harmoniseren van selectielijsten. Harmonisatie van archiefterminologie en de terminologie uit het digitale documentaire domein is nodig.
2. Digitalisering: de Archiefwet 1995 is verouderd. Verkorting van de overbrengingstermijn van digitale bescheiden naar e-depots en herijking van de archiefstandaarden is mogelijk. De VNG verwacht samenhang tussen Archiefvisie, de aanpak van de e-overheid, het Nationaal Uitvoeringsprogramma, het concept van zaakgericht/klantgericht werken en geo-informatie. De VNG wil samen met KING een vertaling van de Baseline Informatiehuishouding en zaakgericht werken naar de gemeentelijke praktijk ontwikkelen.
3. De verantwoordelijkheid van het Rijk over de Rijksprovinciale en provinciale archieven in de Regionale Historische Centra wordt gedecentraliseerd naar de provincies. Dit gaat gepaard met een bezuiniging van 25%, wat de ontwikkeling van RHC's in gevaar brengt.
4. Veel gemeenten willen een gezamenlijk e-depot om zo kosten te besparen. De VNG vraagt om een onderzoek hoe het e-depot het beste vorm kan krijgen en vraagt het Rijk om te investeren in gezamenlijke e-depots.
5. Kwaliteitsimpuls. De VNG heeft behoefte aan een goede inhoudelijke ondersteuning, met stimulansen en verankering van de kwaliteit van het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Archiefinstellingen zouden gecertificeerd moeten worden en de eisen aan het gemeentelijk beheer en de inspectie dienen te worden heroverwogen. BRAIN zou hierin een belangrijke rol kunnen vervullen volgens de VNG.
6. Toezicht en regelgeving: gedetailleerde regelgeving en toezicht vanuit de archiefwereld past niet bij moderne opvattingen over kaderstelling. De VNG is tevreden over de initiatieven om het verticale toezichtmodel in de Archiefwet te vervangen door een horizontaal model. De VNG ontwikkelde hiervoor key performance indicators die in een pilot worden getoetst.
7. Er is een majeure innovatieslag nodig om te komen tot toekomstgericht en duurzaam archiefwerk. Het Rijk zou hier de regie moeten nemen, uitgaande van de centralisatie van bedrijfsvoering van het Rijk.
8. Er worden enkele aanbevelingen gegeven om te komen tot een haalbare implementatie. Deze zijn:
- bundelen van capaciteit om de inhoud van de implementatie goed in beeld te krijgen;
- architectuurmodellen beter met elkaar verbinden;
- samenhang creëeren tussen informatiebeveiliging, documentaire informatievoorziening, archivering, kwaliteit van gegevens en beheer van metadata;
- ontwikkelingen bundelen onder de noemer kwaliteit van de informatievoorziening;
- kies voor een plateauaanpak;
- toets tussentijds of de visie in de juiste richting gaat.
Samengevat is er behoefte aan een toekomstbestendige visie op informatie en archivering die rekening houdt met het gehele informatieveld.
1. er is een brede archief- en informatiewet nodig. Er is al wel een voorontwerp dat dateert uit 2006 en de VNG zou hierin graag onderdelen van de Wet openbaarheid van bestuur opgenomen zien. De dienstverlening dient uitgangspunt te zijn bij de organisatie van de overheidsinformatie. Overheden hanteren hiervoor verschillende standaarden en dat maakt het voor de maatschappij lastig om de informatie te doorgronden. De VNG denkt hierbij onder andere aan het harmoniseren van selectielijsten. Harmonisatie van archiefterminologie en de terminologie uit het digitale documentaire domein is nodig.
2. Digitalisering: de Archiefwet 1995 is verouderd. Verkorting van de overbrengingstermijn van digitale bescheiden naar e-depots en herijking van de archiefstandaarden is mogelijk. De VNG verwacht samenhang tussen Archiefvisie, de aanpak van de e-overheid, het Nationaal Uitvoeringsprogramma, het concept van zaakgericht/klantgericht werken en geo-informatie. De VNG wil samen met KING een vertaling van de Baseline Informatiehuishouding en zaakgericht werken naar de gemeentelijke praktijk ontwikkelen.
3. De verantwoordelijkheid van het Rijk over de Rijksprovinciale en provinciale archieven in de Regionale Historische Centra wordt gedecentraliseerd naar de provincies. Dit gaat gepaard met een bezuiniging van 25%, wat de ontwikkeling van RHC's in gevaar brengt.
4. Veel gemeenten willen een gezamenlijk e-depot om zo kosten te besparen. De VNG vraagt om een onderzoek hoe het e-depot het beste vorm kan krijgen en vraagt het Rijk om te investeren in gezamenlijke e-depots.
5. Kwaliteitsimpuls. De VNG heeft behoefte aan een goede inhoudelijke ondersteuning, met stimulansen en verankering van de kwaliteit van het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Archiefinstellingen zouden gecertificeerd moeten worden en de eisen aan het gemeentelijk beheer en de inspectie dienen te worden heroverwogen. BRAIN zou hierin een belangrijke rol kunnen vervullen volgens de VNG.
6. Toezicht en regelgeving: gedetailleerde regelgeving en toezicht vanuit de archiefwereld past niet bij moderne opvattingen over kaderstelling. De VNG is tevreden over de initiatieven om het verticale toezichtmodel in de Archiefwet te vervangen door een horizontaal model. De VNG ontwikkelde hiervoor key performance indicators die in een pilot worden getoetst.
7. Er is een majeure innovatieslag nodig om te komen tot toekomstgericht en duurzaam archiefwerk. Het Rijk zou hier de regie moeten nemen, uitgaande van de centralisatie van bedrijfsvoering van het Rijk.
8. Er worden enkele aanbevelingen gegeven om te komen tot een haalbare implementatie. Deze zijn:
- bundelen van capaciteit om de inhoud van de implementatie goed in beeld te krijgen;
- architectuurmodellen beter met elkaar verbinden;
- samenhang creëeren tussen informatiebeveiliging, documentaire informatievoorziening, archivering, kwaliteit van gegevens en beheer van metadata;
- ontwikkelingen bundelen onder de noemer kwaliteit van de informatievoorziening;
- kies voor een plateauaanpak;
- toets tussentijds of de visie in de juiste richting gaat.
Samengevat is er behoefte aan een toekomstbestendige visie op informatie en archivering die rekening houdt met het gehele informatieveld.
zondag 23 januari 2011
Hoe archiveer ik een teddybeer?
Teddyberen, snaarinstrumenten, grammofoonplaten, cd's.... hoe hou ik die in optimale conditie? Deze site van de Canadian Archives helpt je daarbij.
vrijdag 14 januari 2011
Information Governance- informatiehuishouding als borging van behoorlijk bestuur
Organisaties van vandaag maken stormachtige ontwikkelingen door die de manier waarop we met informatie omgaan drastisch zullen veranderen. Er zijn twee stromingen die met elkaar botsen: het verantwoordingsmodel zoals dit door Angelsaksische landen wordt gebruikt en het Rijnlandse model, wat gerepresenteerd wordt in het Nieuwe Werken.
De Angelsaksische manier van werken is gebaseerd op werkprocesbeschrijvingen, protocollen, handleidingen, functiebeschrijvingen, werkverdeling met gedetailleerde instructies, die zich vertalen in geautomatiseerde business rules, lopende banden van werkprocessen en in het semi-automatische, zaakgerichte werken, waarin documenten voorzien worden van een zaaknummer, zodat zij als zaak zijn terug te roepen en te volgen. In deze manier van werken wordt alle toeval zo veel mogelijk uitgesloten, worden de handboeken daarom alsmaar dikker en raakt de organisatie steeds meer geformaliseerd.
Deze manier van werken is in strijd met de Europese –Rijnlandse- traditie die wordt gerepresenteerd in een manier van werken die flexibiliteit zoekt, de medewerker zelfsturing belooft en hem of haar opleidt tot taakvolwassenheid. Informatie is nodig om het werk te kunnen uitvoeren. Dit stelt uiteraard eisen aan die informatie.
Het is geen echte strijd tussen twee modellen, waar elke organisatie al onderdelen van de twee modellen in zich draagt en dat zal blijven doen. Zwart-wit gesproken is het Angelsaksische model gebaseerd op wantrouwen, met managers die beslissen op basis van spreadsheets, waar targets worden gesteld en waar continue gemeten wordt aan de hand van boekhoudkundige prognoses, waar voortdurende verantwoording wordt verwacht, waar bevelen zonder protest uitgevoerd dienen te worden en waarin geen plaats is voor creativiteit, omdat creativiteit onzekerheid met zich meebrengt.
In het Rijnlandse model echter geven managers vertrouwen aan hun medewerkers, leiden hen op tot zelfsturende teams van taakvolwassen professionals die zichzelf kunnen ontplooien en bevorderen zij creativiteit en vernieuwing.
Information Governance zou wel eens de brug kunnen slaan tussen de twee modellen. Het Angelsaksische model past niet goed op de Nederlandse organisatie en maakt werken minder aantrekkelijk.
Dit alles dient in het toekomstperspectief geplaatst te worden, waarbij van de tien huidige ambtenaren er tot 2020 drie zullen uitstromen wegens pensionering, en nog eens vier zullen afvloeien wegens andere redenen. Er komen aanzienlijk minder krachten op de arbeidsmarkt, die een keuze maken uit een divers aanbod aan organisaties. Daarom moeten deze aantrekkelijk blijven voor de toekomstige werknemer. Dit betekent dat alle routinewerkzaamheden worden geautomatiseerd en de creatieve factor steeds belangrijker zal worden: zo blijft werk een uitdaging. De grote uittocht van overheidspersoneel kan goed met automatisering worden opgevangen.
Het is een wisselwerking: nieuwe businessmodellen komen op, zie bijvoorbeeld de opmars van de internetwinkels. Hierdoor verandert het gebruik van informatie. De manier waarop informatie wordt aangeboden, verwerkt en gebruikt verandert op haar beurt de organisatie. Sociale media hebben een grote impact op de manier van werken. Dit werd in 2005 ingezet door Bill Gates in zijn boek The Road Ahead.
Er bestaat een toenemende behoefte om de waarde van informatie beter tot uitdrukking te brengen. Bedrijven zullen informatie meer en meer als kapitaalfactor gaan zien en zullen informatie uiteindelijk ook op de balans gaan brengen, omdat deze cruciaal is voor het functioneren en waarde vertegenwoordigt.
Dit dient echter met de nodige omzichtigheid te geschieden. In het vorige decennium zijn grove fouten gemaakt met het waarderen van goodwill en is informatie gemanipuleerd, met name in het Amerikaanse bedrijfsleven zijn mensen ernstig benadeeld doordat doelbewust de waarde van een onderneming werd opgevijzeld.
Informatie en de systemen waarin informatie wordt behandeld zijn kritische succesfactoren geworden voor nagenoeg alle organisaties, ook voor overheden. Gemeenten worden in 2015 hét overheidsloket, reden om versneld de informatiehuishouding te moderniseren. Zo wordt ook de vergrijzing opgevangen. Toegang tot betrouwbare informatie is een onmisbaar onderdeel geworden van de bedrijfsvoering, in steeds meer organisaties is informatie de bedrijfsvoering.
De waarde van het product informatie is de laatste jaren sterk gegroeid. We worden er steeds afhankelijker van. Willen organisaties competitief blijven in de wereldmarkt dan zullen zij constant hun informatiehuishouding moeten verbeteren, maar tegelijkertijd kosten moeten terugdringen. Dit betekent dat in de toekomst het aantal informatiesystemen teruggebracht zal moeten worden, terwijl management en medewerkers van deze systemen steeds afhankelijker worden. Extra complicerend is dat de systemen zelf steeds meer blootgesteld worden aan risico’s die het voortbestaan van ondernemingen in gevaar kan brengen.
Om die reden is het belangrijk om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Wij presenteren hiervoor een handzaam kader dat we information governance noemen. Het gaat daarbij om meer dan alleen risicobeheersing binnen de informatiehuishouding en het brengen van de organisatie in overeenstemming met wet- en regelgeving, al is het inrichten van de huishouding, met alle normen, regels en procedures van dien, een basisvoorwaarde om mee te beginnen.
De Angelsaksische manier van werken is gebaseerd op werkprocesbeschrijvingen, protocollen, handleidingen, functiebeschrijvingen, werkverdeling met gedetailleerde instructies, die zich vertalen in geautomatiseerde business rules, lopende banden van werkprocessen en in het semi-automatische, zaakgerichte werken, waarin documenten voorzien worden van een zaaknummer, zodat zij als zaak zijn terug te roepen en te volgen. In deze manier van werken wordt alle toeval zo veel mogelijk uitgesloten, worden de handboeken daarom alsmaar dikker en raakt de organisatie steeds meer geformaliseerd.
Deze manier van werken is in strijd met de Europese –Rijnlandse- traditie die wordt gerepresenteerd in een manier van werken die flexibiliteit zoekt, de medewerker zelfsturing belooft en hem of haar opleidt tot taakvolwassenheid. Informatie is nodig om het werk te kunnen uitvoeren. Dit stelt uiteraard eisen aan die informatie.
Het is geen echte strijd tussen twee modellen, waar elke organisatie al onderdelen van de twee modellen in zich draagt en dat zal blijven doen. Zwart-wit gesproken is het Angelsaksische model gebaseerd op wantrouwen, met managers die beslissen op basis van spreadsheets, waar targets worden gesteld en waar continue gemeten wordt aan de hand van boekhoudkundige prognoses, waar voortdurende verantwoording wordt verwacht, waar bevelen zonder protest uitgevoerd dienen te worden en waarin geen plaats is voor creativiteit, omdat creativiteit onzekerheid met zich meebrengt.
In het Rijnlandse model echter geven managers vertrouwen aan hun medewerkers, leiden hen op tot zelfsturende teams van taakvolwassen professionals die zichzelf kunnen ontplooien en bevorderen zij creativiteit en vernieuwing.
Information Governance zou wel eens de brug kunnen slaan tussen de twee modellen. Het Angelsaksische model past niet goed op de Nederlandse organisatie en maakt werken minder aantrekkelijk.
Dit alles dient in het toekomstperspectief geplaatst te worden, waarbij van de tien huidige ambtenaren er tot 2020 drie zullen uitstromen wegens pensionering, en nog eens vier zullen afvloeien wegens andere redenen. Er komen aanzienlijk minder krachten op de arbeidsmarkt, die een keuze maken uit een divers aanbod aan organisaties. Daarom moeten deze aantrekkelijk blijven voor de toekomstige werknemer. Dit betekent dat alle routinewerkzaamheden worden geautomatiseerd en de creatieve factor steeds belangrijker zal worden: zo blijft werk een uitdaging. De grote uittocht van overheidspersoneel kan goed met automatisering worden opgevangen.
Het is een wisselwerking: nieuwe businessmodellen komen op, zie bijvoorbeeld de opmars van de internetwinkels. Hierdoor verandert het gebruik van informatie. De manier waarop informatie wordt aangeboden, verwerkt en gebruikt verandert op haar beurt de organisatie. Sociale media hebben een grote impact op de manier van werken. Dit werd in 2005 ingezet door Bill Gates in zijn boek The Road Ahead.
Er bestaat een toenemende behoefte om de waarde van informatie beter tot uitdrukking te brengen. Bedrijven zullen informatie meer en meer als kapitaalfactor gaan zien en zullen informatie uiteindelijk ook op de balans gaan brengen, omdat deze cruciaal is voor het functioneren en waarde vertegenwoordigt.
Dit dient echter met de nodige omzichtigheid te geschieden. In het vorige decennium zijn grove fouten gemaakt met het waarderen van goodwill en is informatie gemanipuleerd, met name in het Amerikaanse bedrijfsleven zijn mensen ernstig benadeeld doordat doelbewust de waarde van een onderneming werd opgevijzeld.
Informatie en de systemen waarin informatie wordt behandeld zijn kritische succesfactoren geworden voor nagenoeg alle organisaties, ook voor overheden. Gemeenten worden in 2015 hét overheidsloket, reden om versneld de informatiehuishouding te moderniseren. Zo wordt ook de vergrijzing opgevangen. Toegang tot betrouwbare informatie is een onmisbaar onderdeel geworden van de bedrijfsvoering, in steeds meer organisaties is informatie de bedrijfsvoering.
De waarde van het product informatie is de laatste jaren sterk gegroeid. We worden er steeds afhankelijker van. Willen organisaties competitief blijven in de wereldmarkt dan zullen zij constant hun informatiehuishouding moeten verbeteren, maar tegelijkertijd kosten moeten terugdringen. Dit betekent dat in de toekomst het aantal informatiesystemen teruggebracht zal moeten worden, terwijl management en medewerkers van deze systemen steeds afhankelijker worden. Extra complicerend is dat de systemen zelf steeds meer blootgesteld worden aan risico’s die het voortbestaan van ondernemingen in gevaar kan brengen.
Om die reden is het belangrijk om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Wij presenteren hiervoor een handzaam kader dat we information governance noemen. Het gaat daarbij om meer dan alleen risicobeheersing binnen de informatiehuishouding en het brengen van de organisatie in overeenstemming met wet- en regelgeving, al is het inrichten van de huishouding, met alle normen, regels en procedures van dien, een basisvoorwaarde om mee te beginnen.
Abonneren op:
Posts (Atom)