woensdag 18 mei 2011

Documentatie, documentalisme, documentalist

Ons vakgebied is voortgekomen uit de werkzaamheden van de illustere Paul Otlet. Otlet gaf een nieuw vakgebied gestalte wat hij een nieuwe naam gaf: de documentatie. Hij zag dat er problemen waren in de toegankelijkheid van informatie en begon deze te classificeren, toegankelijk te maken. Dat deed hij door documenten samen te vatten: boeken en artikelen. Hij noemde zichzelf documentalist.

Otlet klasseerde en maakte daarmee toegankelijk. Ordenen, rubriceren, verbanden leggen. Documenten (boeken, artikelen) hebben een bepaalde kennis-context. Die context beschreef hij.
Hij maakte neveningangen. Hij documenteerde.

Een neveningang is een overzicht waarin de informatie nóg een keer wordt geordend, maar dan op een andere manier. Veel neveningangen worden gemaakt als je werkt met een geautomatiseerd systeem: je kunt op allerlei metagegevens zoeken, sorteren en terugvinden, bijvoorbeeld op plaats, object, subject.

Maar niet alleen neveningangen maakte hij, ook tijdlijnen. Chronologische overzichten van belangrijke gebeurtenissen: in één oogopslag zag je hoe een dossier (de schriftelijke afwikkeling van een zaak) zich ontwikkeld had, of de kennis binnen een bepaald vakgebied, hoe documenten zich tot elkaar verhielden.
En als laatste: schema’s. Het werk van Otlet uit 1934 “Traité de documentation- Le livre sur le livre” geeft hij aan dat ook schema’s begrippen inzichtelijker maken. Zegt een plaatje niet meer dan 1000 woorden?

Documenteren doen we om tijd te winnen, indachtig de uitspraak van Ranganathan, nóg een grote Voorganger in het vakgebied: save the time of te reader.
Documenteren is volgens Van Dale: met bewijsstukken staven, motiveren. Zorgen dat de organisatie zich kan verantwoorden; de focus ligt op bewijsdocumenten. Procesgebonden bewijsdocumenten vooral.
Documentalisten hadden een belangrijke functie. Ze waren niet alleen bezig met deze bewijsdocumenten in de organisatie, maar hadden ook een speurneus voor belangrijke ontwikkelingen. Daarom had een documentalist ook dezelfde basisopleiding als de mensen waarvoor hij of zij werkte. Hij kende de behoeften van zijn gebruikers.

De bewijs- en verantwoordingsdocumenten bewaken en in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden is één. De kennis die heeft geleid tot deze documenten is twee.

woensdag 11 mei 2011

Verandermanagement in de gezondheidszorg

Met plezier lees ik elke maand het blad Ode,dat zich een blad voor intelligente optimisten noemt (www.ode.nl, een proefnummer van drie exemplaren voor € 10,-). Onderwerpen waarover het blad handelt: gezondheid, spirituele ontwikkeling, duurzaamheid, innovatie en leven.
In het aprilnummer van 2011 staat een interview met Ivan Wolffers, buitengewoon hoogleraar Gezondheidszorg en Cultuur aan de Vrije Universiteit van Amsterdam en auteur van het boek Gezond: De mens, zijn gezondheid en de gezondheidszorg. Hij geeft -over de gezondhiedszorg- opmerkelijke feiten over hoe informatie uiteindelijk wel of niet bij de belanghebbende aankomt.

Sommige deskundigen maken zich zorgen over de overvloed van tegengestelde informatie, die mensen in de war brengt. Ontvangers van informatie vormen hun eigen beeld: niet alleen het gegeven dat longkanker hartfalen kan veroorzaken, maar ook dat iemand een grootvader heeft gehad die zijn hele leven lang heeft gerookt en 'nooit iets heeft gehad' wordt onthouden; ieder maakt een eigen mix van deze gegevens.
Informatie alleen leidt dus op gezondheidsgebied niet tot de gewenste gedragsverandering, daar zijn andere prikkels voor nodig. Geen wonder dus dat campagnes mislukken waarin alleen informatie wordt verstrekt: het is vaak de foute informatie voor de beoogde doelgroep.
Informatie moet bij je hele levensstijl en culturele achtergrond passen. "de informatie die ik krijg is niet voor mij bestemd, maar voor anderen" is het idee. Informatie moet volgens Ivan horen bij de beleving van de eigen autobiografie. De meeste boodschappen die mensen krijgen vinden ze niet voor hen bedoeld en worden daarom genegeerd. "En als ze toch voor hen bedoeld lijken te zijn, voelen ze zich beledigd, geïntimideerd, gediscrimineerd." De meeste campagnes bereiken mensen die het al lang weten, niet degene die een gezondheidsrisico loopt.

Belangrijk is daarom te weten wat mensen ertoe beweegt om slechte voedingsgewoonten te veranderen. Wolffers noemt de volgende motivaties: het resultaat van gedragsveranderingen moet zichtbaar worden, het gevoel van eigenwaarde moet worden gestimuleerd en snel resultaat zorgt ervoor dat mensen zorgen dat ze nog beter hun best gaan doen: je moet jezelf wijsmaken dat je het kunt en daar steeds zelfbevestiging in vinden.
Verder moet je nieuwe gedragselementen zorgvuldig inpassen in je eigen autobiografie. Je moet het evenwicht verschuiven in je leefstijl en dat kost veel moeite en tijd. Het levert een voortdurende strijd op met de omgeving waarin we leven.
Wanneer je partner meeverandert is een enorme stimulans voor het slagen van verandering. Je ontwikkelt zo zelfs een eigen, nieuw netwerk. Binnen dat nieuwe netwerk kun je jezelf een nieuwe identiteit geven. Je hoort bij een nieuwe groep, terwijl je het idee hebt dat er niet eens zo veel verandert: je bent immers altijd een hardloper geweest (en als ik niet kan rennen voel ik me rusteloos, nutteloos en compleet waardeloos). Je zult daarom ook de leefomgeving moeten beïnvloeden: daar vinden de veranderingen blijvend plaats. Dus is de volgorde: laat de mens eerst zijn gedrag veranderen en verander dan de leefomgeving om de ingeslagen weg te kunnen volhouden.
Gezond zijn zou dus moeten worden voorgesteld als vanzelfsprekendheid. De omgeving dient daarom gezonde keuzes voor de hand te laten liggen. Steden moeten zo ingericht worden dat het bewegen wordt gestimuleerd. We moeten zorgzamer worden, meer aandacht krijgen voor de manier waarop producten worden gemaakt: mindfullness op het gebied van de gezondheid.

Informatievoorziening, gedragsveranderingen..... zie je de overeenkomsten met dit verhaal?