Waar staat de informatievoorziening in 2025?

Eerlijk gezegd houdt me dat niet zo bezig. Misschien dat het velen van u wel bezig houdt. Lees dan Od van de maand oktober, als u dat nog niet gedaan heeft. Od staat bol van DIV in 2025. Zeker de moeite van het lezen waard.

Het begint met een verslag van een  Ronde Tafelgesprek , tegenwoordig een Round Table.

Ik begon te lezen en binnen enkele regels was ik gevloerd.

Lees mee, ik citeer even:

• De toename van informatie is wel zestienduizend keer zo groot als vroeger.
• De toename van informatie is echt dramatisch en kan niet meer door mensen worden beheerd.
• De grote bak met informatie wordt beheerd door de computer.
• ICT zal alles oplossen.
• De toename van informatie is zodanig groot, dat als je informatie probeert toegankelijk te houden en juist te beheren dit slechts zal lukken voor 10% ervan. Technologie heeft een betere kans om alles, misschien met minder kwaliteit te regelen.

Maar mensen toch!

Jullie hebben het over gegevens!

Een gegevensberg die inderdaad enorm groot wordt, maar hoe komt dat?
In plaats van een dorpsomroeper hebben we duizenden radiokanalen. Duizenden televisiezenders. Miljoenen mensen die twieten, twirlen en kwekken. Miljarden mensen op Facebook.

Wie weet komt er de komende jaren nog Maauw, Quaak en Woef op de markt, nieuwe sociale media en stappen we van Facebook over op TronieTroop.

Steeds meer gekwaak en geschreven woord, waarin iedereen iedereen napraat, na-aapt, nablaat, naschrijft, liked en disliked via een tiensterrenratingsmodel.

Waarin we gegevens verzinnen, onszelf een imago aanmeten dat aangeeft hoe we willen zijn en we dat alles nog  gaan geloven ook.

Gegevens zijn geen informatie. We weten allemaal, of zouden moeten weten,  dat dit zeker niet het geval is. We weten toch dat informatie gegevens zijn waaraan betekenis wordt toegekend?

Door wie?

Door een belanghebbende of een belangstellende. Door iemand die op zoek is naar aanvullende kennis. Die dat nu op honderden manieren kan vinden, langs talloze kanalen.

Maar niet alles. En die zeker niet de gegevens vindt in context.

Het is een verkeerde veronderstelling dat alles via Google te vinden is, en dat Google of welke zoekmachine ook, de waarheid in pacht heeft.

Dan ken je Google niet met de te beïnvloeden ratings, met de commerciële manier van gegevens produceren op het moment dat jij iets vraagt. Google verdient miljarden met het koppelen van gegevens aan  informatieprofielen zoals het jouwe.

En dan komt de documentatie om de hoek kijken. Een oud vakgebied, ontwikkeld door Paul Otlet in 1898, dat binnenkort vast opnieuw uitgevonden wordt. Zoals ook het zaakgericht werken opnieuw is uitgevonden- iets dat ook al lang bestond. Iemand zal vast het Traité de Documentation uit 1934 spellen en bedenken dat het wel nuttig kan zijn om uit gecontroleerde, betrouwbare gegevens informatie te halen in de vorm van tabellen, schema’s, samenvattingen, cases, documenten: alles wat betrouwbaar is en kan dienen tot lering, studie en bewijs.

Save the time of the reader. Eén van de 5 basisregels voor bibliotheekwetenschap van Ranganathan.
Iedereen kan natuurlijk straks alles vinden, maar ten koste van welke inspanningen!

 

Documentatie wordt steeds meer nodig om informatie te onderscheiden uit de talloze gegevensbergen. Want wat is waar en wat is niet waar? Welke bronnen zijn betrouwbaar en welke zijn dat niet? En hoe lang moeten gegevens beschikbaar blijven, in welke vorm, in welke context? Om welke reden? Welke afspraken zijn daarover?

De argeloze gegevensconsument zal dat onderscheid niet kunnen maken. Daar heb je een documentalist voor nodig.

Ik roep bij deze 2025 uit tot het Jaar van de Documentalist.

 

 

Koerier komt niet meer langs

Het aantal locaties waar mensen hun internetbestellingen of boodschappen kunnen ophalen, groeit. Bedrijven openen hiervoor onbemande afhaalcentra, 24/7 geopend, waar je uit een kluis je bestelling kunt ophalen. De koerier staat niet meer voor een dichte deur en de consument haalt zelf zijn pakje op. De service gaat zelfs zo ver dat op sommige afhaalpunten medewerkers de pakketjes aan de klant overhandigen....

Wel wel. Nu is de koerier ook al wegbezuinigd. En Eureka! wordt de kluizenwand geïntroduceerd, ergens op een veraf industrieterrein of langs de A58. Een sms'je vertelt me wanneer mijn pakketje er is, en dat ik het kan gaan ophalen, of dat nu midden in de nacht is of overdag.

Toch vraag ik me af of de winkel zo een slechte uitvinding is..... je wordt dan wel beperkt in de bezoekuren, maar toch kun je je bestelling ophalen, of gewoon eens wat rondstruinen. Die bestelling wordt me vaak met een vriendelijke glimlach overhandigd, nadat ik een belletje heb gekregen dat het bestelde is aangekomen.
Wie weet komt er over een half jaar wel iemand op het idee ergens in het centrum winkeltjes te beginnen, en andere mensen om via zulke winkeltjes iets te kopen.....

KaiZen- doe meer met minder

De uitdaging op dit moment: meer doen met minder geld. Iedereen bezuinigt. Tegelijkertijd moet informatiemanagement toekomstbestendig en efficiënt worden ingericht. Is het mogelijk een kwalitatief goede dienstverlening te behouden met minder mensen, met  een systeem dat minder kosten met zich meebrengt, dus minder middelen?

Ja, dat kan wel degelijk. Sporters halen nog steeds nieuwe records. Alle kwaliteitssystemen geven aan dat een continue verbetering van kwaliteit en capaciteit mogelijk is. Plan, do, check, act: dat is het geheim. Het wiel van de verandering, het wiel van de kwaliteitsverbetering in organisaties, al sinds Deming er de Japanse industrie tot ongekende hoogten stuwde, na WO2. Kai Zen, oftewel: het succes van een onderneming hangt af van voortdurende verbetering van kwaliteit en productie in de meest uitgebreide zin.

Kai Zen, vrij vertaald als continue stapsgewijze verbetering, is geen techniek, maar een houding. Een houding die je brengt tot verbetering van je werk, tot verhoging van je prestaties, tot verbetering van de manier waarop een organisatie werkt.

 

Ligt daar uw focus?

Dan bent u één van weinigen: de meeste vakgenoten zijn hier niet erg mee bezig. Die hebben immers de handen vol om het vuilnis te verwerken, dat hun collega’s over hen uitstorten onder de uitroep: “dit heb ik niet meer nodig.” Want, als iets pas écht niet meer nodig is, dan wordt het toegeworpen aan het archief. En daar wordt het keurig verwerkt tot mooie dossiers, die wachten op een nieuwe status als Nationaal Erfgoed.

Maar hoe krijgen we dat informatiebeheer nu eigenlijk verbeterd? Wat zijn de kostenfactoren die we kunnen beïnvloeden? Wat kosten die alleskunnende systemen waar informatie in aanwezig is, qua aanschaf, afschrijving en onderhoud, en wat kost het beheer van al die documenten die in veelvoud aanwezig zijn, in tientallen versies, in mailboxen, op allerlei schijven, in systemen binnen en buiten de organisatie, in papieren vorm zowel als digitaal? Maar belangrijker nog: wat doen we ermee, dragen ze bij tot een betere bedrijfsvoering!

Er zijn maar weinig vakgenoten binnen de informatiewereld die zich hier druk om maken. De effectiviteit en  efficiency van het informatiebeheer, waarmee een afdeling DI zo goed zijn waarde zou kunnen bewijzen- er is weinig aandacht voor. Dit terwijl er veel veranderingen zijn die ogenschijnlijk leiden tot een verzwaring in taken. Wat te denken van de veranderingen in het archieftoezicht? Elektronische depots? Het instellen van serviceteams? De invoering van audit en control?  Hoe kun je vanuit DI een bijdrage leveren aan maatschappelijk verantwoord ondernemen?

Daarover houden we op 1 november een studiedag. Het zou mooi zijn als we u daar zouden ontmoeten. De dag handelt over kostenbewust informatiemanagement. Met sprekers van formaat die hun sporen al hebben verdiend en u zullen verrassen met hun visie en ervaringen: Loes van Arkel van CrossWise, Luc Bos van de Sociale Verzekeringsbank, Peter Diebels, provinciearchivaris van Zuid-Holland, Astrid van Erk, beleidsmedewerkster van de gemeente Breda, Chido Houbraken (zelfstandig adviseur en archivaris), Gert Zwagerman van het Stadsarchief Amsterdam: mensen die het ànders doen en daardoor zaken in beweging krijgen. Die hun nek durven uitsteken en daarom een interessant verhaal te vertellen hebben.

De hele dag lopen verschillende adviseurs rond die u kunt aanschieten om hun visie te horen op uw specifieke informatieprobleem. Maak daar vooral gebruik van- en drink na afloop met ons een gezellige borrel.

Deelname aan deze studiedag kan wel eens een hele goede investering voor u zijn. Misschien helpt het om op een andere manier naar nut en noodzaak van een sterke, kwaliteitsgerichte afdeling DIV te kijken!

 Zie voor meer informatie: http://www.vhic.nl/images/stories/ird_2012_brochure.pdf