vrijdag 5 oktober 2012

KaiZen- doe meer met minder


De uitdaging op dit moment: meer doen met minder geld. Iedereen bezuinigt. Tegelijkertijd moet informatiemanagement toekomstbestendig en efficiënt worden ingericht. Is het mogelijk een kwalitatief goede dienstverlening te behouden met minder mensen, met  een systeem dat minder kosten met zich meebrengt, dus minder middelen?
Ja, dat kan wel degelijk. Sporters halen nog steeds nieuwe records. Alle kwaliteitssystemen geven aan dat een continue verbetering van kwaliteit en capaciteit mogelijk is. Plan, do, check, act: dat is het geheim. Het wiel van de verandering, het wiel van de kwaliteitsverbetering in organisaties, al sinds Deming er de Japanse industrie tot ongekende hoogten stuwde, na WO2. Kai Zen, oftewel: het succes van een onderneming hangt af van voortdurende verbetering van kwaliteit en productie in de meest uitgebreide zin.
Kai Zen, vrij vertaald als continue stapsgewijze verbetering, is geen techniek, maar een houding. Een houding die je brengt tot verbetering van je werk, tot verhoging van je prestaties, tot verbetering van de manier waarop een organisatie werkt.
 
Ligt daar uw focus?
Dan bent u één van weinigen: de meeste vakgenoten zijn hier niet erg mee bezig. Die hebben immers de handen vol om het vuilnis te verwerken, dat hun collega’s over hen uitstorten onder de uitroep: “dit heb ik niet meer nodig.” Want, als iets pas écht niet meer nodig is, dan wordt het toegeworpen aan het archief. En daar wordt het keurig verwerkt tot mooie dossiers, die wachten op een nieuwe status als Nationaal Erfgoed.
Maar hoe krijgen we dat informatiebeheer nu eigenlijk verbeterd? Wat zijn de kostenfactoren die we kunnen beïnvloeden? Wat kosten die alleskunnende systemen waar informatie in aanwezig is, qua aanschaf, afschrijving en onderhoud, en wat kost het beheer van al die documenten die in veelvoud aanwezig zijn, in tientallen versies, in mailboxen, op allerlei schijven, in systemen binnen en buiten de organisatie, in papieren vorm zowel als digitaal? Maar belangrijker nog: wat doen we ermee, dragen ze bij tot een betere bedrijfsvoering!
Er zijn maar weinig vakgenoten binnen de informatiewereld die zich hier druk om maken. De effectiviteit en  efficiency van het informatiebeheer, waarmee een afdeling DI zo goed zijn waarde zou kunnen bewijzen- er is weinig aandacht voor. Dit terwijl er veel veranderingen zijn die ogenschijnlijk leiden tot een verzwaring in taken. Wat te denken van de veranderingen in het archieftoezicht? Elektronische depots? Het instellen van serviceteams? De invoering van audit en control?  Hoe kun je vanuit DI een bijdrage leveren aan maatschappelijk verantwoord ondernemen?
Daarover houden we op 1 november een studiedag. Het zou mooi zijn als we u daar zouden ontmoeten. De dag handelt over kostenbewust informatiemanagement. Met sprekers van formaat die hun sporen al hebben verdiend en u zullen verrassen met hun visie en ervaringen: Loes van Arkel van CrossWise, Luc Bos van de Sociale Verzekeringsbank, Peter Diebels, provinciearchivaris van Zuid-Holland, Astrid van Erk, beleidsmedewerkster van de gemeente Breda, Chido Houbraken (zelfstandig adviseur en archivaris), Gert Zwagerman van het Stadsarchief Amsterdam: mensen die het ànders doen en daardoor zaken in beweging krijgen. Die hun nek durven uitsteken en daarom een interessant verhaal te vertellen hebben.
De hele dag lopen verschillende adviseurs rond die u kunt aanschieten om hun visie te horen op uw specifieke informatieprobleem. Maak daar vooral gebruik van- en drink na afloop met ons een gezellige borrel.
Deelname aan deze studiedag kan wel eens een hele goede investering voor u zijn. Misschien helpt het om op een andere manier naar nut en noodzaak van een sterke, kwaliteitsgerichte afdeling DIV te kijken!

Geen opmerkingen:

Een reactie posten