Voor een organisatie schrijf ik een business case over wat
documentbeheer (noem het records management, maar toch: ICT hoort liever dat ik
over documenten spreek, want daar ligt het probleem) oplevert voor de
organisatie.
In harde euro’s. In schijven, servers en cloudhuur dus.
De kosten van de opslag van al die documenten die al jaren
worden bewaard –en het worden er steeds meer- zijn versleuteld in de
werkplekkosten en niet boven tafel te halen, wordt mij verteld.
Er is nooit gekeken of al die informatie ook werkelijk nodig
is en blijft: bytheway ICT heeft tot taak te garanderen dat alles
aanwezig blijft, maar niet om te selecteren wat weg kan.
Wat de beheerkosten van een GB of een TB op jaarbasis zijn,
is dus niet zomaar te zeggen.
Maar waar maken we ons druk om. Die opslagkosten zijn toch
niet zo veel, een schijf van 3 TB koop je zo bij de Mediamarkt voor honderd
neuro’s of euri, we hadden het er al eerder over.
De organisatie waar ik werk heeft 1 Terabyte aan documenten
in beheer. Even snel gerekend zijn dat 58 miljoen pagina’s A4.
U kent de Eifeltoren? 324 meter hoog.
Mét antenne.
Zet er achttien op elkaar en je hebt de hoogte van de stapel
pagina’s A4. 5,5 kilometer.
Hoe hoog schat u het aantal kopieën in die documentenmassa?
We zochten het voor u uit: 90% van de documenten bestaat uit
kopieën.
Dus: 10% is slechts origineel.
Van die 10% kan 80% worden vernietigd, volgens de geldende
selectielijst.
Dus hoeven we uiteindelijk maar 2% aan digitale informatie
te bewaren.
Dat scheelt nogal, een backup maken van die 2% of de
oorspronkelijke 100% in optimale conditie houden!
Digitale informatie selecteren? Sorry, dat is niet meer van
deze tijd, hoor ik zelfs af en toe archivarissen verkondigen. Alles bewaren,
het kost toch niks! Big Data! Data Mining!
Natuurlijk, je moet wel aan data discovery doen wil je nog
iets kunnen terugvinden in de data jungle van meerdere versies, in meerdere
bestandsformaten. data exploring, data exploding, data disaster.
Denk je nou echt dat elk document te voorschijn gegoocheld
kan worden, in context?
Wij gaan in een organisatie digitale informatie selecteren.
Wij gaan hiermee per jaar een hoog bedrag aan beheerkosten besparen. We gaan
risico’s verminderen. Wij hebben het management kunnen overtuigen dat inziet
dat selectie van informatie inderdaad loont.
Wij geloven in records managers/documentbeheerders die hun
salaris dubbel en dwars waard zijn door de besparingen die ze een organisatie
opleveren. Die weten dat hun taak bestaat uit het elimineren van de ongebreidelde
kopieënstromen in de organisatie. Die hun management vertellen hoeveel
besparingen mogelijk zijn- niet alleen in opslagkosten, jaar na jaar, maar ook
in de tijd die gemoeid is met vruchteloos zoeken- en dan toch uitkomen bij een
verkeerde versie. Die niet alleen kijken naar ‘hun’ DMS, maar vooral naar de
vakapplicaties, naar het inperken van de mailboxen, de persoonlijke- en afdelingsschijven.
Records management: het blijft een intrigerend vak met
toekomst.
