woensdag 4 februari 2015

Over stijgende werkplekkosten




Onlangs was ik in een organisatie met een Probleem.
Dat zijn de mooiste organisaties voor een adviseur.
Bij deze organisatie had men danig gesnoeid in het personeelsbestand. Medewerkers waren verdwenen via natuurlijk verloop, sommigen hadden een bescheiden zetje gekregen en een groep anderen was afgevloeid. Tot zover geen bijzonderheden.
Het gekke was dat, sinds de terugloop in personeel, de kosten per werkplek danig hoger waren geworden.
Men vroeg zich af hoe dit mogelijk was: er moest toch een verklaring voor zijn?

We begonnen de kosten per werkplek te ontleden. Een van de componenten daarin waren de kosten van opslag van informatie in de verschillende systemen. Die werden hoofdelijk omgeslagen over de uren en over de functionarissen die voor het maken van die uren verantwoordelijk waren. Tja, en als je minder uren hebt in totaal en minder functionarissen, dan worden die kosten per functionaris hoger.
Het is hetzelfde als wanneer je met tien mensen een gewicht hebt opgetild en twee mensen lopen weg. Dan moet je met achten tillen, en wordt de last zwaarder.

Licenties doorlichten? Daaraan was nog niet gedacht. Licenties werden aan gebruikers toegewezen, maar waren gebonden aan jaren lopende contracten: je kon niet zomaar het aantal licenties terugbrengen per uittredingsdatum van een medewerker.
Er waren 375 mailboxen voor 200 medewerkers, waaronder mailboxen en mailgroepen van allerlei projecten, die al lang waren voltooid. Per mailbox werd een bedrag betaald aan de hostende instantie.
Medewerkers hadden mailboxen van 500 MB; het idee was om die te verhogen tot 1 TB, want de postbussen waren te klein, beweerden de medewerkers: zo was niet te werken! De ruimte hiervoor werd gehuurd in de Cloud.
Medewerkers hadden een persoonlijke schijf, deze werd ook vergroot naar 1 TB nu One Drive werd ingevoerd. Ook deze ruimte werd gehuurd in de Cloud.
Op de afdelingsschijven bevond zich een rijke variatie aan curieuze documenten, dubbelen, verouderde versies, foto's van feestjes, partijen en gelegenheden: vanaf het moment dat de organisatie met digitale tekstverwerking was begonnen, was alles bewaard: de enige reactie van ICT op het moment dat er capaciteitstekort was, was een nieuwe schijf bijprikken.

De verhoging van de kosten per werkplek zat hoofdzakelijk in de opslagkosten van de organisatie, die bij minder medewerkers verdeeld werden over minder koppen, dus gemiddeld hoger werden.
Hier was werk aan de winkel! We zijn inmiddels bezig met de opzet van een programma waarin we de organisatie hebben geleerd om hun documentenbeheer beter te organiseren. Dit leidt tot selectie van de waardevolle documenten en weggooien wat overbodig is. Natuurlijk vraagt dit organisatie!

Maar nu het mooie: de kosten van de opschoonoperatie bedragen slechts 10% van de structurele kosten die per jaar worden bespaard.

Informatiebeheer- het loont de moeite!