Archiefinnovatie begint van de grond te komen. Onlangs werd
er zelfs een congres over gehouden. Innovatie- het uitvinden van iets nieuws. Er
wordt heel wat uitgevonden momenteel.
De wielen zijn niet aan te slepen.
Maar toch geven de ontwikkelingen binnen ons vakgebied- het
documentbeheer, of, beter gezegd: archiefbeheer, me een onbehaaglijk gevoel als ik zo een
congres bijwoon.
Binnen het documentmanagement doen we er alles aan om te
gaan begrijpen hoe ICT werkt. We moeten halve of hele ICT-ers worden is de
gangbare opinie, om de informatiehuishouding te kunnen regelen en om het beheer
van documenten te blijven snappen.
Daarbij is er steeds minder aandacht voor de fundamentele
basisvereisten die er zijn voor het beheer van documenten. Het woord archief
mag niet meer genoemd worden, want dat is zo jaren tachtig. Nee, we moeten het
hebben over informatie.
Natuurlijk moeten we methoden die in de papieren wereld niet
werkten, vervangen door datgene wat wel werkt. Het omgaan met de enorme
hoeveelheden data vraagt om andere instrumenten. Van een wereld van schaarste
zijn we terecht gekomen in de overvloed. Een massaliteit die nieuwe vragen
oproept. We kunnen een centraal digitaal archief bijhouden, maar hoe zorgen we
dat we de persoonlijke bestanden, de afdelingsbestanden en de mailboxen onder
controle krijgen?
En, moeten we dat willen? Het probleem ontkennen maakt dat
er geen probleem is.
“Dat doen we niet meer en selecteren ook niet” hoorde ik op
het congres. We zijn immers geen politieagenten! Daarbij: Big Data! Je weet
nooit of je deze informatie nog nodig hebt om onvermoede analyses te kunnen
maken. Hiep Hiep Hoera voor Big Data.
En content? Je bent een krent als je voor content bent- zo
lijkt het wel. Doe toch niet zo moeilijk: wie wil nou nog die content. En
waarom eigenlijk, de hele wereld is een goochelaar geworden en komt best aan
zijn informatie. Waarom zouden wij het beter willen doen.
Maar toch…..
In organisatie A heeft een medewerker, toen hij naar een
andere organisatie verhuisde, 500 GB aan informatie gekopieerd en meegenomen
naar de nieuwe werkgever, want “je kunt nooit weten”.
In organisatie B stond een belangrijk dossier op een
gemeenschappelijke schijf. Toen het dossier na enkele jaren nodig was om te
raadplegen, bleek het verdwenen. Het was niet te reorganiseren. Hierdoor diende
een bepaald onderzoek herhaald te worden. Kosten vele tienduizenden euro’s.
In organisatie C werd naar informatie gezocht die tientallen
jaren oud was. De informatie stond op een tape. Er was geen apparatuur meer
aanwezig om de tape te lezen.
Terwijl wij onze medewerkers, die getraind zijn in het
ontwerpen van toegankelijkheidstructuren, van selectie en vernietiging, terwijl
wij die medewerkers omvormen tot halfwas techneuten vragen de échte techneuten
in de organisatie zich af wie hen kan helpen bij vraagstukken rondom boomstructuren,
bewaring en vernietiging, rechtenstructuren (wie mag welke informatie inzien en
voor hoe lang), met voorkoming van dubbele informatie, met risicobeperking dat
de verkeerde informatie met één druk op de knop wordt vernietigd, met het
voorkomen van het maken van nutteloze backupbestanden…..
Met het voorkomen van
de ongebreidelde groei van data, die in de toekomst enorme beheerskosten met
zich mee zal brengen!
Er is in organisaties alle ruimte voor de documentbeheerder
die hier een taak ziet. Die back to basics kijkt naar de essentie van het
belang van zijn of haar aanwezigheid in een organisatie. Die serieus werk maakt
van toegankelijkheid en archiefselectie: de twee pijlers waaruit ons vakgebied
is voortgekomen, waarop ons vak nog jaren vooruit kan.
Samen met ICT- een nieuwe toekomst waarin we elkaar
aanvullen. Niet elkaars werk overnemen, maar met respect voor ieders kennis samenwerken.
Kennis die we dan wel moeten hebben en demonstreren.
