dinsdag 11 augustus 2015

Hoe leiden we recordmanagement in goede banen

foto: chaos op de tafel bij bezoek van kleinzoon Jesse. Er is een verkeersopstopping. 

Alles moet gericht zijn op één ding: tijd besparen van de gebruiker. De gebruiker van informatie zo snel mogelijk leiden naar zijn of haar informatie. Informatie die betrouwbaar moet zijn, dus de ware inhoud moet bevatten, en zodanig opgeslagen dat deze ook betrouwbaar blijft zolang de informatie nodig is.
Daarvoor hebben we een aantal zaken in de gaten te houden. De verantwoordings- en bewijsinformatie veilig stellen is de eerste en belangrijkste. Dat zijn niet alleen documenten, zaken en metagegevens die voor een langere duur (voor eeuwig of misschien zelfs langer) moeten worden bewaard (in overheidstermen: de blijvend te bewaren zaken): het kunnen ook gegevens zijn met een zeer tijdelijke waarde: zodra deze gegevens nodig zijn, moeten ze geleverd kunnen worden.

Wat hebben we nodig om dit te organiseren?

Als eerste: een management dat het belang van een goede informatievoorziening inziet. Die dit niet alleen met de lippen belijdt en daarna rücksichtlos schrapt in ondersteunende taken, maar die goed nadenkt over hoe de informatiehuishouding georganiseerd hoort te worden. Die inschat welke risico’s het wil lopen door op cruciale momenten zonder informatie te zitten. Wil je geen risico? Neem dan ook maatregelen en organiseer de informatiehuishouding!

Die informatievoorziening dient gevat te worden in regels. Zo simpel mogelijk, zodat het als het ware een tweede natuur wordt om de regels toe te passen. Maak het de medewerkers zo gemakkelijk dat ze als vanzelfsprekend documenten aanmaken, opslaan, terugvinden en kunnen hergebruiken zonder dat het origineel wordt aangetast. Ranganathan noemde dit ooit ‘Save the time of the user’  toen hij zijn Vijf Wetten voor de Bibliotheekwetenschap beschreef. Lees ze maar eens na. Beetje filosofisch, maar zijn tijd ver vooruit. Lees in dit verband ook Vijf wetten voor de bibliotheekwetenschap hertaald en laat je inspireren.

Regels zijn onder andere: hoe maak ik een document, hoe regel ik het versiebeheer, hoe en waar sla ik een document op, wat doe ik als een zaak is afgehandeld, wanneer wordt deze zaak vernietigd.
Om die regels te kunnen toepassen zul  je een specialist nodig hebben, die zorgt voor het overzicht (afdelingen kunnen verschillende ordeningsmethoden en –systemen hebben, die leg je vast in een Informatie Structuurplan, ook wel DSP genoemd), die zorgt voor controle (dat iedereen zich aan de regels houdt), die zorgt voor de verwerking van wat niet meer nodig is. Om dat overzicht te houden maak je afspraken met gebruikers. Die leg je vast in een Ordeningsplan, in een Bewaartermijnenlijst en in de Rechtenstructuur. Je legt werkinstructies vast hoe procedures lopen, zoals het vernietigingsproces. Je zorgt voor continuïteit door steeds vaste tijden af te spreken voor controle, voor nabewerking, voor afvoer, voor vernietiging. Plan, Do, Check Act: hier is Deming's kwaliteitscyclus weer!
.
Nu heb je meteen de beveiliging van de informatie geregeld. Je weet ook vrij snel waar je als organisatie risico’s loopt; in hoeverre de afdelingen hun informatiebeheer serieus nemen of niet. Deze documenten worden in overleg met de afdelingen samengesteld; de rol van de records manager is dan ook voor een belangrijk deel gebaseerd op communicatie. Zorg zo veel mogelijk dat deze taken worden geautomatiseerd en maak de processen LEAN.

Bespaar de gebruiker zo veel mogelijk tijd. Op die manier verdient een afdeling Informatiebeheer zijn geld dubbel en dwars terug. Besparingen zijn ook aantoonbaar: elke Gigabyte minder bespaart 1000 euro aan beheerskosten.
In een workshop zei iemand me onlangs: “Vroeger was ik 25% van mijn tijd kwijt aan administratie en 75% kon ik gewoon mijn werk doen. Nu is dat omgekeerd.” Mijn ervaring is dat dit in veel organisaties zo is en dat er tot op het bot is gesneden. En als je niet oppast, doet dat blijvend pijn.

Tijd dus om tijd te besparen bij deze mensen…. en administratieve processen tot het minimale terug te dringen.

Kan iedereen weer gewoon de dingen doen waarin hij of zij goed is.