De
digitalisering raast door Nederland. En niet zonder gevolgen: in veel
organisaties nemen de digitale puinhopen toe, rechtevenredig aan de papieren
stapels, die veiligheidshalve toch ook maar bewaard worden.
Steeds
meer administraties lopen vast in hun hybride structuur, waar papieren en
digitale dossiers onvolledig zijn en waar efficiency en wetten met voeten
worden getreden. Er is geen vervangingsbesluit om papieren documenten om te
zetten naar digitaal, en ook is niet geregeld dat digitaal geboren documenten legaal
worden omgezet naar papier.
De meeste
documenten zouden opgeslagen moeten zijn in een DMS, maar helemaal zeker is dit
niet. Omdat die documenten in het DMS werden opgeslagen, was er geen tijd meer
om te archiveren en zijn documenten in numerieke series beland, of op
documentnummer –of datum- in dozen opgeslagen. Maar niet alle documenten konden
worden gescand en geregistreerd, want daarvoor was geen tijd en werden
documenten niet steeds aangeboden ter registratie. Waar afdelingen zelf
registreren gebeurt dit vaak onvolledig. De documenten die geregistreerd zijn,
hebben dus niet alle metadata meegekregen die nodig zijn om ze in de gewenste
combinaties weer uit de systemen te hengelen. En zo kunnen we nog wel even
doorgaan.
Hoe
is dit alles zo kunnen ontstaan? Tijdgebrek wordt vaak aangevoerd als argument.
Wat je niet registreert, vind je niet terug in een DMS. Wat je later terugzoekt
en hoe, is vaak ook niet bekend, dus werden meerdere metadata meegegeven aan
een document. Dat kost tijd, die je niet aan iets anders kunt besteden. Dus:
hoe meer registratie met des te meer gewenste kenmerken, des te minder
archivering er plaatsvond.
Stel
een organisatie begint met postregistratie. Na enkele jaren worden de
documenten ook gescand. Nog wat jaren later komt men op het idee dat die
gescande documenten ook moeten worden gekoppeld, wil je er iets aan hebben. Al
dat koppelen kost veel tijd. Hoe meer koppelingen, des te minder archivering.
Pas veel later komt men op het idee om zaakgewijs te gaan werken. Steeds
wisseling van systemen: in tien jaar tijd hebben organisaties wel vier of vijf
verschillende methoden van werken gehad, gedwongen door tijdgebrek. Want archivering
kostte toch geen tijd meer? Alles ging toch digitaal? Probeer maar eens aandacht
te krijgen bij de politiek. Men haalt de schouders op en denkt aan een nieuw
zwembad, een speelweitje, de WMO.
Zo
zijn er steeds meer organisaties waar de digitale informatiehuishouding ronduit
een puinhoop is. Documenten zijn uitsluitend met veel moeite terug te halen, in
context te brengen, maar vaak doet men niet eens meer de moeite. Neem dan nog
de vele kopieën en dubbelen, conceptversies en definitieve versies, de vele
bronnen waar de gegevens en documenten zich bevinden, de verschillende formaten
zoals PDF en de vele varianten die daar al van bestaan en de chaos is compleet.
Maar
ach, wat geeft het. Het is allemaal Big Data. Via data mining gaan we daar heel
veel nieuwe gezichtspunten uit herkennen.
Eén
gezichtpunt mag al bekend zijn: big data in deze vorm is big trouble.
De
documentpolitie zou er naar moeten kijken!
Het
zal me benieuwen of een informatiearcheoloog van de fragmenten nog een mooie
vaas kan samenstellen…..
(foto:
Ikea vase, 2010 AD, Marten van den Eynde, te zien in het Zeeuws Museum)
