foto: we verkopen verse lucht, geen gebakken lucht.
Voor digitale archieven bestaat een ISO-standaard, ISO 14721
ook wel bekend als het Open
Archival Information system. Barbara Sierman schreef hierover een
uitmuntend artikel: het
OAIS model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid: een aanrader. En natuurlijk laat ook Filip Boudrez zich
niet onbetuigd in Een digitaal
archief in tien stappen; Sonja Schaule publiceerde op www.edavid.be het lezenswaardige artikel Organisatorische
aspecten bij het bouwen en beheren van een digitaal depot. En ook de OAIS Introduction Guide van Brian Lavoie (Digital Preservation Coalition, 2014) biedt een goed begin voor studie.
Een digitaal archief is –vooral!- meer dan alleen een
opslagplaats voor digitale informatie, die er ongeacht de vorm en inhoud in kan
worden opgeslagen. OAIS definieert het als het geheel van organisatie, beleid,
processen en procedures dat duurzaam beheren en raadplegen van digitale
archiefbescheiden (informatie in welke vorm en/of samenstelling dan ook) mogelijk
maakt. Daaronder vallen ook het beleid, de afspraken met zorgdragers en
gebruikers, het financieel beheer, de deskundigheid van het personeel, het
gegevens/databeheer, de beveiliging van de gegevens en de hard- en
softwareomgeving. Een digitaal archief is in hoofdzaak een kwestie van
organiseren, van zeker stellen van informatie, van governance zo u wilt: het
waarborgen dat de informatie er is, ongeschonden en onveranderd, zo lang de
behoefte tot gebruik er is en zolang de informatie van waarde is voor zijn doelgroepen.
Dit is niet anders dan een archief altijd heeft beoogd te zijn, met één
verschil: dat we spreken over kwetsbare digitale informatie, nullen en enen in
een bepaalde samenstelling, die er zijn of niet zijn. To be or not to be, that seems to be the
digital question.
De theorie en groeiende praktijk leren ons dat de opslagomgeving
niet de essentie is van een digitaal archief. Zo is een archief vooral een
kwestie van organiseren van processen (onder andere: om informatie binnen te
halen, de zogenaamde ingestprocedure, om ze tot archiefpakket te maken en
representaties ervan weer beschikbaar te stellen, om te voorkomen dat digitale
objecten corrupt raken) en metadata (waarvan uiteraard ook corruptie moet
worden voorkomen). De toegang tot informatie dient zo georganiseerd te worden
dat deze o.a. alleen te lezen is door bevoegden, dat auteursrechten niet worden
geschonden en dat de informatie wordt verwijderd op het moment dat deze niet
meer nodig is, op het moment dat vernietiging is gewenst dan wel vereist. We
moeten overtuigd kunnen zijn van de authenticiteit van de informatie en de
informatie moeten integer zijn, oftewel: datgene zijn wat je mag verwachten.
Met andere woorden: met opslag alleen ben je er nog niet, en heb je pas een bescheiden
begin gemaakt.
De metadata bij digitale informatieobjecten is essentieel om
te weten wat het object is, wie het heeft gemaakt, wanneer het is gemaakt,
wanneer en door wie het is gewijzigd, wanneer het is opgenomen in het digitaal
depot enz. Om die reden gaat het OAIS er van uit dat metadata deel uitmaken van
de informatie die wordt opgenomen. Dat is anders dan hoe het in een DMS is
georganiseerd: daar is de metadata in ongedocumenteerde databases opgeslagen,
gescheiden van de informatie. De stad Antwerpen, en dan met name het Felixarchief,
heeft ervoor gekozen om voor de informatie die in het digitaal depot wordt
opgenomen, de metadata mee op te nemen in het Archival Information Package en
als één betekenisvol en zelfvoorzienend XML-containerbestand duurzaam te
bewaren.
Dat digitaal archiveren vooral een kwestie van organiseren
is, blijkt al uit de manier waarop we vandaag de dag omgaan met documenten in
documentmanagementsystemen. We denken dat alle belangrijke archiefdocumenten daarin is opgeslagen, maar we gaan voorbij aan wat zich bevindt in
geo-systemen, in specifieke procesapplicaties, op de website, in social media,
op gemeenschappelijke, persoonlijke schijven en mailboxen. De wanorde in
organisaties is groot en eigenlijk treffen we nergens een doordacht beheer aan
waarin aandacht wordt geschonken aan alle essentiële informatie, de bestanden
waarin deze voorkomen, de software waarmee deze worden gemaakt en de platforms
waarop deze worden bewaard. Een goed voorbeeld vormen de documentmanagement- en
zaaksystemen. Veel organisaties veranderen om de vijf jaar van systeem, waarbij
alle gegevens uit het systeem rücksichtlos worden overgepompt naar het nieuwe
systeem. Gesprekken met ICT-medewerkers leren ons dat ICT als afdeling alles bewaart,
tenzij wordt aangegeven dat iets weg kan, maar dat signaal wordt nooit gegeven.
Enorme dataverzamelingen zijn het gevolg, met een veelvoud aan versies van
documenten, getekend dan wel ongetekend. Om al dit rondpompen van gegevens,
documenten en metadata, te voorkomen kan een digitaal archief dienen, waar aan
de verschillende zaken/documenttypen bewaartermijnen worden gekoppeld en
materiaal wordt verwijderd zodra dit kan, mag of moet. Het OAIS geeft in deze
processen een goed raamwerk om de digitale duurzame toegankelijkheid te
organiseren.
Nu heeft de gemeente Echt-Susteren in samenwerking met VHIC
een digitaal archief gerealiseerd, gebaseerd op OAIS en de principes, zoals
onder meer te lezen op de website www.edavid.be.
Basis hiervoor vormt het denkraam dat is ontwikkeld door eDAVID, gebaseerd op
regelgeving en software, die door VHIC op de markt wordt gebracht als de
RecordsManagementTool. Eerder pasten wij deze tooling al toe bij een
woningcorporatie in Limburg en bij een grotere Nederlandse gemeente, waar we
een digitaal archief bouwden dat onder meer vanuit een SharePointomgeving
toegankelijk wordt gemaakt. In Echt-Susteren wordt voor de access-functie niet alleen
de RMTool gebruikt, maar ook Atomis en zijn module nadere toegangen voor het
open source pakket ICA-AtoM. Deze Atomis tool is het product van een groep
Vlaamse archivarissen onder leiding van Filip Boudrez die zo de
functionaliteiten van ICA-AtoM uitbreidden (zie www.atomis.be).
Door van deze combinatie gebruik te maken beheert Echt-Susteren zijn digitale
archiefreeksen niet alleen op een duurzame en goed gestructureerde wijze, maar
worden ook individuele dossiers en documenten toegankelijk gemaakt.
Hoe ziet dit er nu uit? De gemeente Echt-Susteren is in een
samenwerkingsproces verwikkeld met de gemeenten Roerdalen en Maasgouw, samen de
MER-samenwerking. Door verschillende oorzaken waren de archieven binnen de gemeente
–aanwezig in hybride vorm- ontregeld. VHIC werd gevraagd om een creatieve
oplossing waarin deze archieven weer op orde konden worden gebracht. Wanneer
hiervoor de standaardaanpak zou worden gekozen, zouden alle papieren dossiers
op orde moeten worden gebracht, gewaardeerd, afgesloten en opgeslagen in het
archief. Een uiterst kostbare zaak.
VHIC stelde een andere aanpak voor door gebruik te maken van
de vele mogelijkheden die de digitalisering biedt. Zo begonnen we met een proef
om de bestuurlijke besluitvormingsstukken die in het DMS Verseon waren
opgeslagen, veilig te stellen. Ze werden uit Verseon gehaald en overgebracht
naar het nieuwe digitaal archief. Dit was nodig omdat de MER-combinatie gaat
werken met een ander DMS, Decos Join en we dit systeem niet meteen wilden
belasten met historische informatie, terwijl Verseon wel wordt uitgefaseerd. Bijzondere
aandacht ging uit naar de metadata: deze werden voorafgaand niet gemapt naar
een (extern) metadatamodel. In plaats daarvan werden de metadata in hun
oorspronkelijke structuur en betekenis als XML-documenten uit Verseon
geëxporteerd. Samen met de bijhorende documenten vormen deze XML-documenten de
informatiepakketten die vervolgens in het archief werden opgenomen. Hiermee
kregen ze de status van archival information packages (AIP). Tijdens de
opnamestap werden de informatiepakketten immers volledig geautomatiseerd
verrijkt met de metadata die van hen een AIP maakt. Dit AIP wordt tijdens de
opname voorzien van een unieke referentie. Deze referentie is gelinkt aan het
archievenoverzicht en wordt daar uitgebreid met de nodige metagegevens: naam
van het dossier, begin- en
sluitingsdatum, en eventuele aanvullende gegevens zoals de vernietigingsdatum,
of er auteursrechtbepalingen van kracht zijn en openbaarheidsbeperkingen : deze
metagegevens worden ook weer opgeslagen in het AIP.
De toegepaste werkwijze verschilt niet zo heel veel van hoe
archiefdiensten papieren archieven opnemen, beheren en toegankelijk maken. Dat
is ook het mooie van de hele aanpak. Voorbeelden van de uiterlijke
representatie van de archieven die inmiddels met behulp van Atomis toegankelijk
zijn gemaakt, zijn te vinden op www.atomis.be.
Dit maakt de systematiek ook zo aantrekkelijk, omdat deze vertrouwd overkomt:
er is geen lang leertraject nodig om met deze software te kunnen werken. De software
maakt het tevens goed mogelijk om via een zoekmachine door alle zaken/dossiers
te zoeken op individuele documenten of groepen van documenten. Vanuit de inventaris
is het dossier op te roepen, indien iemand hiertoe rechten heeft. Het
informatieobject kan worden gelezen of gekopieerd voor hergebruik.
Nu de bestuurlijke besluitvormingsstukken zijn veilig
gesteld, gaat Echt-Susteren verder met andere verzamelingen informatie, want er
is nog veel digitaal veilig te stellen. We werken aan de afbouw van
applicaties, die buiten gebruik worden gesteld en selecteren de waardevolle
digitale informatie. Die archiveren we op een duurzame manier, gestructureerd
en voorzien van metadata, zodat deze later eventueel snel naar om het even welk
e-depot kan worden overgebracht.
Dit betekent dat de gemeente een duidelijke keuze heeft
gemaakt voor de digitale toekomst en kiest voor ‘digitaal, tenzij’. Deze keuze
houdt in dat de hybride situatie, waarin nog papieren dossiers werden gemaakt,
binnen een jaar wordt afgebouwd en de recordbeheerders worden opgeleid om in
een volledig digitale omgeving hun beheerstaken uit te kunnen voeren. En zo
komen we steeds dichter bij de situatie waarin we voldoen aan de definitie van
wat een digitaal archief eigenlijk is, zoals in de kop van dit artikel
verwoord.
De volgende stap in het proces is om bij de afdelingen op de
gemeenschappelijke schijven de dossiers te signaleren die in aanmerking komen
voor overdracht naar het digitaal depot, nadat schoning van de dossiers heeft
plaatsgevonden. Er is ook nog veel papieren materiaal op orde te brengen en
compleet te maken voordat het digitaal kan worden gemaakt en opgenomen in het
e-depot. Het begin is echter gemaakt en de proef bewijst dat het mogelijk is om
met beperkte menskracht en sterk gereduceerde financiële inspanning een
resultaat te bereiken dat de toets der kritiek kan weerstaan.
En zo heeft Nederland een eerste digitaal archief naar
Antwerps model.
NB. De RMTool, de KlasseerTool/ClassiFiler en ATOMIS worden
op de markt gebracht door VHIC. Zie o.a. www.jeschijftelijf.nl
en www.vhic.nl .
