foto: dr. Forest "Woody" Horton
Professor Forest
Horton was zijn tijd vooruit. Samen met Cornelius C. Burke schreef hij InfoTrends, dat in de jaren zeventig
inging op nieuwe ontwikkelingen in de informatievoorziening. Later gaf hij zijn
ideeën rondom het beheersen van informatie weer in een tweede boek
en introduceerde een nieuwe term: information resources management (hierna:
IRM). Ik heb het vak jaren met veel plezier gedoceerd op de Erasmus Universiteit/Business School.
IRM richt zich op het
belang van informatie voor de organisatie. Informatie wordt beschouwd als een
hulpbron met dezelfde waarde als arbeid en kapitaal. Informatie dient volgens
Horton op dezelfde manier te worden beheerd als andere hulpbronnen. Het doel
van information resources management is het beheren van gegevens met het doel
deze te leveren aan de gehele organisatie, door informatiebronnen te gebruiken,
te ontwikkelen, te beheersen, in stand te houden en te optimaliseren. Het is
een overkoepelend begrip dat ook het beheer van de informatiehulpmiddelen zoals
de computer, de software, interne zowel als externe databases omvat, in welke
vorm en hoedanigheid deze ook voorkomen.
De belangen van een organisatie
zijn verwoord in een missie, waaruit doelstellingen worden geformuleerd. IRM
moest de link zijn die de informatiebronnen met de doelstellingen van de
organisatie verbindt, aangezien managers met de informatie die IRM hun levert
beleidsbeslissingen kunnen nemen. Informatie volgt immers de werkzaamheden en
vloeit uit de werkzaamheden voort. Daartoe dient deze informatie te worden
geïnventariseerd, dienen voorwaarden te worden gedefinieerd hoe ze wordt
beheerd, dienen kosten en waarden te worden bepaald en verantwoordelijkheden
voor het beheer te worden vastgelegd.
Het concept IRM ontstond
aan het eind van de zeventiger jaren van de vorige eeuw in de Verenigde
Staten van Amerika. Omdat managers ontevreden waren met hun informatievoorziening deden management
informatiesystemen hun intrede. Aangezien deze systemen echter uitsluitend
betrekking hadden op gestructureerde informatie, bleken zij geen volledige
oplossing te bieden voor de problematiek: veel informatie was immers opgeslagen
in officiële en onofficiële archieven, afdelingsarchieven, werkarchieven,
schaduwarchieven, persoonlijke bestanden en interne- zowel als externe
bibliotheken. Is er veel veranderd in de afgelopen decennia? Er was een
strategie nodig om het management ervan bewust te maken om de verschillende gegevensbestanden
met de bijbehorende technologie tegen elkaar af te wegen, te zorgen dat er een
verband bestond en dat systemen met elkaar konden communiceren. Zo werd het
concept information resources management geboren. Horton meende in 1979 dat de
Amerikaanse overheid een beroepsstandaard voor informatiemanagers zou
moeten ontwikkelen. Hij wees erop dat informatie een steeds complexer, dure
'resource' was geworden. Horton plaatste IRM in het breder raamwerk van
informatiemanagement.
Dr. Horton ontwikkelde
een methode om met behulp van een softwareprogramma een informatiekaart te
vervaardigen van een bepaalde organisatie of organisatieketen. De
doelstellingen die hij hierbij voor ogen had waren in te delen in de volgende
categorieën:
a. inventarisatie:
- van alle informatiebronnen
waarvan men bij de organisatieonderdelen gebruik maakt;
- van de manier(en)
waarop deze informatiebronnen te reproduceren zouden zijn: dus hoe waren de informatiebronnen toegankelijk gemaakt of
te maken (bij digitale informatiebronnen was dit uiterst belangrijk, aangezien
hiervoor steeds hardware nodig is om het informatiebestand te bewaren en
software om de informatie te kunnen bekijken en te laten reageren op zoekvragen);
- voor welke doeleinden
informatie werd en wordt gebruikt, welke informatieproducten worden gemaakt
door de combinatie van zoekvragen en gegevensbestand.
b. analyse van de te
combineren gegevens, en
c. verbetering: het geven
van aanbevelingen om tot een optimaal gebruik en beheer van de informatiebronnen
te komen.
Veel organisaties hebben inmiddels
een documentair structuurplan. Een dergelijk plan omvat een overzicht van de informatiebestanden
en karakteristieke gegevens over de wijze waarop deze zijn opgeslagen en
toegankelijk gemaakt. Een meer omvangrijke variant, die overeenkomst met het
bovenstaande idee van information resources management, inventariseert alle
informatiebestanden, uitgaande van het idee dat alle gegevens in een organisatie zorgvuldig dienen te worden
beheerd, of zij nu één maand, één jaar of vijftig jaar dienen te worden
bewaard. Het DSP in uitgebreide vorm brengt dus de gehele informatiehuishouding
in kaart. Daarvoor worden alle informatiebronnen, alle hulpmiddelen om deze
bronnen te kunnen benaderen en eventueel ook de informatieproducten
geïnventariseerd en worden essentiële kenmerken van de informatiebronnen en
hulpmiddelen vastgelegd. De modellen-DSP’s die ontwikkeld zijn door VHIC en
waarover VHIC de redactie voert, leggen deze informatie vast.
Een dergelijke inventarisatie
is veel werk, maar levert ook belangrijke winsten op. De inventarisatie zal een
beeld opleveren van het aanwezige collectieve informatiebezit. Maar worden bij
de inventarisatie interviews gehouden met sleutelfiguren in de organisatie, dan
geeft de inventarisatie ook een beeld van de informatiebehoeften, worden de
interne en externe informatiebronnen in kaart gebracht, ontstaat een beeld hoe deze
nog efficiënter te gebruiken zijn. Informatiebestanden kunnen worden getoetst
op criteria als kwaliteit, actualiteit, tijdigheid, gebruiksvriendelijkheid
e.d.
Zo kunnen nieuwe
informatiebestanden worden ontdekt, die nog niet op centraal niveau werden beheerd.
Ook kunnen dubbele bestanden worden gevonden, waarbij keuzes worden gemaakt hoe
deze bestanden tot één uniform beheersbaar bestand te maken, dat op centraal
niveau wordt beheerd. Een dubbel bestand betekent dubbele beheerskosten, dus
bij het vervallen van het dubbel worden direct besparingen bereikt. Er kan
beoordeeld worden welke waarde individuele bestanden hebben, met de vraag
waarom, waar en hoe deze in het vervolg beheerd moeten worden. Bestanden kunnen
aan elkaar worden gekoppeld, waardoor wellicht nieuwe toepassingsmogelijkheden
ontstaan.
Een calamiteitenplan kan
worden opgesteld, uitgaande van de vraag hoe de meest risicovolle
informatiebestanden te beheren. Informatie is immers geld en kan ook in geld
worden gemeten, door uit te gaan van de investeringswaarde, de
vervangingswaarde of de potentiële waarde van een informatiebron. Informatie
hoort daarom –binnen een kennisintensieve organisatie- op de balans te worden
geplaatst.
Door op deze manier naar
informatie te kijken ontgroeit informatiemanagement de technische nadruk, die
het de laatste jaren steeds heeft gehad. Het gaat hierbij om de waarde van de
informatie zelf. Informatievoorziening wordt een kwestie van organiseren,
waarbij traditionele werkwijzen met moderne inzichten worden gecombineerd en op
de proef worden gesteld. De doelstelling van informatiemanagement wordt: het
leveren van informatie voor de gehele organisatie door informatiebronnen te
gebruiken, te beheersen, in stand te houden en te optimaliseren.
Hierbij kan worden uitgegaan
van NEN-ISO 15489 als leidraad om de organisatie van het records management
–het organiseren van de informatieobjecten die nodig zijn voor bewijs- vorm te
geven. Van informatiemanagement dient immers ook het archiefsysteem deel uit te
maken. Dit archiefsysteem kan worden omschreven als een informatiesysteem dat
archiefbescheiden opneemt, beheert en beschikbaar stelt door de tijd heen.
Belangrijk is dat deze
andere kijk op het beheer van informatie kan leiden tot een afdeling die zich
richt op een nieuwe taakvervulling. Zo kunnen informatiebestanden bekeken
worden naar het gebruik dat ervan wordt gemaakt. Wie zijn de heavy users van de
informatie, hoe gebruiken zij de informatie, waarvoor? Een daaruit voortkomende
vraag is wie de informatie zouden moeten gebruiken, maar het niet doen en
waarom dit zo is.
Bekijken wij de
informatie vanuit de bron, dan kunnen we onszelf de vraag stellen welke
informatie nog te automatiseren is, of er nieuwe informatieproducten kunnen
worden ontwikkeld, of de bestaande informatieproducten voldoende bekend zijn
bij de klantenkring en waar het grootste potentieel ligt voor het gebruik van
de informatie. We zijn dan in wezen ook bezig met de marketing van de
informatie.
Een andere vraag die we
kunnen stellen is naar de levensduur van de informatie. Moet bepaalde software
worden vervangen, of in zijn geheel afgestoten en wat zijn de consequenties
daarvan voor de gegevens? Moeten procedures worden aangepast? Kan het gebruik
van bepaalde informatiehulpmiddelen worden verbeterd door training te
verzorgen?
Om dit alles goed te
realiseren is een planmatige aanpak nodig. Het is goed om daarbij te kiezen
voor een inventarisatie per werkproces, waarbij eerst de belangrijkste
–bedrijfskritische- werkprocessen in een organisatie worden gebruikt, zodat die
informatie veilig wordt gesteld, mocht dit nog niet zo zijn.
Moet de huidige afdeling
belast met de documentaire informatievoorziening dit alles doen? Nee,
informatievoorziening is al lang niet meer een activiteit van één afdeling,
maar dient een product te zijn van de samenwerking van meerdere partijen.
NEN-ISO 15489 is hierover al heel duidelijk: records management heeft te maken
met een stelsel aan verantwoordelijkheden van meerdere functionarissen, die
samenwerken, vanaf het hoogste management waar iemand verantwoordelijk wordt
gesteld voor het records management tot alle medewerkers in de organisatie die
verantwoordelijk worden voor het creeëren en beheren van accurate en complete
archiefbescheiden van hun activiteiten.
Archiefmanagement is daarom een zaak
van de hele organisatie, juist hier dienen muren tussen afdelingen te worden
doorbroken. Wel kan een professionele aanpak van informatievoorziening in de
vorm van information resources management –de ultieme vorm van het documentaire
structuurplan- leiden tot een afdeling Informatievoorziening, waarin kenmerken
te vinden zijn van administratieve organisatie, ICT en DIV. Een afdeling die
zich presenteert als dienstverlenend in het afstemmen van hulpmiddelen en
informatiebronnen op de doelstellingen van de organisatie, die externe
informatiebronnen evalueert en adviseert over aanschaf, die betrokken is bij de
aanschaf van nieuwe informatieproducten en deze mede beschouwt vanuit
archieftechnisch oogpunt, die vraag naar en aanbod aan informatie op elkaar
afstemt.
Een mooie uitdaging om
dit vorm te geven.
