21-eeuwse competenties voor de informatieprofessional

Willen we het informatiebeheer goed vormgeven, dan zijn hiervoor medewerkers nodig met de juiste competenties.

De organisatie zal de komende jaren behoefte hebben aan informatieconsulenten, die de organisatie leren om op een juiste manier hun zaken te beheren, die controle uitoefenen op de verschillende informatiebestanden en informatieketens die er zijn en die de plooien in het informatielaken gladstrijken. Hoe de informatieprofessional van de toekomst er precies uit gaat zien, is nog niet bekend en zal sterk afhankelijk zijn van de manier waarop de totale organisatie zich gaat ontwikkelen.

Toch zijn er al wel competenties te benoemen die nodig zijn voor de informatieprofessional van de toekomst. Recentelijk zijn nieuwe modellen gepresenteerd voor 21-eeuwse vaardigheden van kenniswerkers. Een van deze modellen, afkomstig van Kennisnet[1], beschrijft 11 vaardigheden die mensen nodig hebben om succesvol te zijn. Deze omvatten onder meer het volgende en gelden in principe voor iedere medewerker die met informatie werkt:

1.          Informatievaardigheden: het kunnen zoeken, vinden, beoordelen en gebruiken van informatie. Dit begint met na te denken wat je eigenlijk nodig hebt, wat je moet zoeken;
2.          Mediawijsheid: het slim en verantwoord kunnen omgaan met online en offline media;
3.          Computational thinking: een praktische vaardigheid om via creatief denken over het inzetten van digitale tools, een probleem op te lossen;
4.          Kritisch denken: de vaardigheid om op een andere manier ergens naar te kunnen kijken, vanuit verschillende perspectieven.

 Andere vaardigheden:

-          Creatief denken;

-          Probleemoplossend vermogen;

-          ICT-basisvaardigheden, waaronder de beginselen van het programmeren;

-          Communicatievaardigheden;

-          Samenwerken;

-          Zelfregulering.

Blijven wij dichter in de buurt van de informatiebeheerder van nu, dan kunnen we kijken wat er momenteel aan vereisten zijn voor functies op het gebied van de dienstverlenende informatievoorziening. Dit zijn de volgende elementen:

Vaardigheden:

-          Het kunnen overdragen van kennis (didactische vaardigheden);

-          Informatie kunnen analyseren: statistische kennis inzake het gebruik van systemen aan de hand waarvan het gebruik kan worden geanalyseerd;

-          Beheer en registratie van de documenten in elektronische dossiers;

-          Affiniteit met social media, gadgets, apps en wat verder nog ontstaat;

-          Een bijdrage leveren aan het LEAN maken van processen;

-          Bouwen van mappenstructuren/ordenen van netwerkschijven;

-          Het inspireren en beïnvloeden van de beroepsomgeving.

Kennis:

-          Dossier-, zaak-, proces- en projectgericht werken

-          Metadatasystemen, ordeningsystemen; kwaliteitssysteem informatievoorziening (KIDO/DUTO) en kwaliteitssysteem voor informatie-, documentatie- en archiefmanagement ISO 15489;

-          Wet- en regelgeving op basis waarvan de bedrijfsprocessen worden ingericht;

-          Principes van LEAN;

-          Selectielijsten en de toepassing daarvan;

-          Architectuur van de informatiehuishouding en de systemen die daarin leidend zijn;

-          Informatiebeveiliging, privacy.

-          Baselines: voor informatievoorziening, voor informatiebeveiliging, voor metadatagebruik.

Niveau:  MBO+/ HBO

Dit is samen te vatten in een volgende advertentietekst:

Als recordmanager/DIV-medewerker Nieuwe Stijl ben je een belangrijke schakel tussen uitvoering of business, ict en management. Recordmanagement raakt de hele organisatie. Het management moet zich kunnen verantwoorden en de business moet haar werk kunnen uitvoeren zonder zich al teveel te bekommeren over het hoe, waarom en waar opslaan van informatie. De recordmanager is verantwoordelijk voor goed beheer van de informatie. Door het vastleggen van de processen en de daar bijbehorende informatiestromen krijg je grip op welke informatie gegenereerd wordt. Daarvan kun je bepalen wat voor hoe lang en in welke vorm bewaard moet worden en hoe je het toegankelijk houdt.

Om dat werk te kunnen doen moet de recordmanager kennis hebben van:

• procesbeheer; het in kaart brengen van processen met bijbehorende informatiestromen.
• ICT en informatiearchitectuur: hoe zitten de gegevens in systemen, vormen van opslag, overlap van informatie in meerdere systemen, ook overlap met andere organisaties, koppelingen van systemen, etc.
• wet- en regelgeving; ook op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.
• kwaliteitseisen waar de uitvoering aan moet voldoen en kwaliteitseisen van informatiebeheer;

en de volgende vaardigheden bezitten:

• goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk). Je moet op de werkvloer met de proceseigenaren de processen in kaart kunnen brengen. Je moet met automatiseerders/informatietechnologen kunnen sparren over de opslag van informatie en koppelingen van systemen. Je moet het management kunnen adviseren over informatiebeheer. Je moet op alle niveaus kunnen overtuigen.
• analytisch vermogen: inzicht in (inrichting van) informatiesystemen, informatiearchitectuur. Je kunt je handhaven op het gebied van zowel functioneel als technisch beheer van een informatiesysteem. Je moet hierover kunnen adviseren.
• veranderende wet- en regelgeving kunnen vertalen naar het informatiebeheer binnen jouw organisatie, 
• dit geldt ook voor de kwaliteitseisen; hierover kunnen adviseren. 
• Nieuwsgierig zijn: bijv. naar de (snelle) ontwikkelingen in het vakgebied.

---

[1] www.kennisnet.nl

Omslag of afslag

Onlangs hadden we het over de Overgang. De omslag in denken: van papier naar digitaal. De consequenties zijn daarvan ingrijpend voor wat ik maar even traditionele afdelingen DIV noem: vanaf nu praat ik uitsluitend over de informatiebeheersfunctie in de organisatie. Al jaren hebben we het erover dat er zo een groot gebied ligt, waar de informatiespecialist zich kan bewijzen:  er zijn meerdere procesapplicaties (zoals voor het financiële proces, Sociale Zaken, geo-informatie) waar tot nu toe het informatiebeheer zich nauwelijks mee heeft bemoeid. Er zijn e-mailboxen, gemeenschappelijke schijven, allerlei handige tools die in de organisatie worden gebruikt, waarin gegevens worden vastgelegd die wellicht ooit moeten dienen voor bewijs en verantwoording, maar nu het werkproces ondersteunen. En ondanks al dit vrije veld waar de informatieprofessional naar hartelust had kunnen ondersteunen, bleef (en in veel organisaties: blijft) DIV zich bezighouden met het enige systeem dat de afdeling kent: het documentmanagementsysteem.

Dit alles terwijl de digitale evolutie verder sluipt.

Terwijl dit nu op de afdeling DIV -eindelijk?- gevoeld wordt. 

Veel uitvoerend werk verdwijnt. Waarom?

·         Papieren dossiers verdwijnen als de organisatie kiest voor digitaal, dus het hierbij horende handwerk ook.

·         Digitale dossiers worden gevuld door de verantwoordelijke in het werkproces, niet meer door een informatiebeheerder.

·         Registratieactiviteiten verminderen, aangezien klanten op e-formulieren zelf hun gegevens zullen registreren: hier gebeurt hetzelfde als bij de banken is gebeurd toen klanten gingen thuisbankieren.

·         Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van geprecodeerde documenten, (semi-)automatisch voorzien van metadata vanuit de zaaktypencatalogus.
·         Naarmate duidelijke keuzes worden gemaakt voor de systemen waarin gegevens en documenten worden aangemaakt en beheerd, zal het bovenstaande ook gaan gelden voor het functioneel beheer: minder pakketten maakt minder noodzakelijke uren functioneel beheer. Wat in de cloud komt, hoeft ook geen beheer meer op eigen servers, dus ook hier zullen minder medewerkers nodig zijn. De gevolgen voor ICT zullen even drastisch zijn als voor DIV.

·         Het zaaksysteem gaat het DMS vervangen. Maar dat is niet alles: afdelingen gaan de hulpmiddelen gebruiken die voor hen het beste werken. Dit moet op een centraal niveau worden beheerst, in een Informatiebeheerplan, wat we ook wel Documentair structuurplan noemen. Ook hier zal werk verschuiven van DIV naar de procesmedewerkers.

Er is een overgangsfase. Gedurende deze fase zijn nog de volgende werkzaamheden te verrichten:

• 1.       Papieren bestanden dienen te worden geschoond, geïnventariseerd en overgebracht. Dat is een éénmalige actie, te vergelijken met  het afsluiten van een archiefblok. Na dit archiefblok werkt de organisatie volledig digitaal.
• 2.       De afdelingsschijven moeten worden nagelopen of zich daar relevante dossiers bevinden die uit bewijs- en verantwoordingsoogpunt moeten worden bewaard.
• 3.       Records/archiefdocumenten moeten aan een aantal eisen voldoen. Records moeten:

1.        .  Authentiek zijn: het document is inderdaad wat het beweert te zijn.
2.           Betrouwbaar: de inhoud is een volledige, accurate weerslag van de transacties, activiteiten of feiten die zijn weergegeven. Daarom kan erop worden vertrouwd.
3.            Integer: het document is volledig en ongewijzigd sinds de vastlegging. Een record moet beschermd worden tegen ongeautoriseerde wijzigingen. Geautoriseerde toevoegingen of annotaties aan een document worden vastgelegd, bekend is wie ze heeft aangebracht. Elke geautoriseerde toevoeging, wijziging of verwijdering van een record zou expliciet aangegeven en traceerbaar moeten zijn.
4.        Bruikbaar: een bruikbaar record kan gelokaliseerd worden, opgehaald, gepresenteerd en geïnterpreteerd binnen een redelijke termijn.
1. Metadata vormen de essentiële component van elk record. Metadata geven de bedrijfsmatige context van de records weer, de afhankelijkheden en relaties tussen records en recordsystemen en de relaties met ‘agents[1]’ die records maken, beheren en gebruiken.

Wil een organisatie de dienstverlening verbeteren dan vraagt dit om een gegevensbeheer, waarbij de gegevens altijd digitaal beschikbaar zijn. Het vraagt om een omslag in opslag maar vooral een omslag in denken.

Zorg dat het voor u een omslag is, geen afslag.

---

[1] Een agent is een machine of persoon die records maakt, beheert of gebruikt. Door het Internet of Things zullen steeds meer machines, chips e.d. informatie gaan genereren die wordt vastgelegd voor later (her)gebruik.